试谈信息化管理助力企业发展
摘要：企业信息化建设在企业的生产经营中发挥着重要作用，并扮演了必不可少的角色，被越来越多的企业领导者所认可，其效率的高低直接影响到企业的收益，其提供数据的准确性直接影响领导的决策方向，这对企业带来的是不可估量的效益。因此，信息化的程度将直接影响企业的管理水平，并助力企业的生产经营，提升企业的核心竞争力。
关键词：信息化;ERP;企业;生产;经营;助力;内控
随着信息化的不断发展，信息系统的功能不断得到完善和强大，企业的生产经营对信息系统的依赖越来越大了，其信息化的程度逐步成为判断企业是否现代化的标准之一。因此，各企业都在加强信息技术在生产、管理和销售等环节的应用，以提高企业的效率，提升企业的核心竞争力。
企业信息化是企业为了有效管理人力、财力、物力等资源，利用现代化的工具和手段，实现其经营目标的过程。信息化管理是融入了企业生产经营管理的信息系统的运转和管理，信息系统是在整合了企业的管理制度、组织文化后，结合先进的业务流程，通过信息技术，建立信息系统项目和后续运营，为企业经营和管理提供工具。信息系统不是一次性就完成的，是按照管理的模式经过多次提升和改善逐步形成，适合企业文化、管理模式和业务模式。企业存在各种为实现高效管理的管理信息系统MIS(Management Information System)，如采购管理、生产管理、库存管理、销售管理、财务管理、人力资源、设备管理等，且管理层为了方便掌控企业的总体情况，还专门把各专业系统的信息统一布署到一个统一的界面，通过权限制约，满足各管理层查询相关业务的情况，有的企业在集成各系统的基础上，整合了一套合署办公系统，在其系统内包涵了企业生产经营的最新状态，上至董事长，下至业务员，均可在系统上找到适合自己的信息，这就是信息系统的整合作用，为企业的发展提供了基础。
管理信息系统可以按照不同的领域分为ERP(Enterprise Resource Planning)系统、生产制约系统、生产过程中信息管理系统等，其中ERP系统，是现在流行、使用最广泛的系统，它是近代在国际上通行的、以现代化的先进管理思想为基础的、应用现代信息技术的管理系统，它为企业提供了决策、计划、制约和经营业绩评估等全方位的管理平台，其定位在经营管理、生产管理或成本制约的.层次上。
ERP通过对企业的各种资源进行综合平衡和优化管理，并协调企业生产经营各个环节，以市场为导向开展企业的各项业务活动，全方位地提高企业的市场竞争力，从而取得较好的经济效益。 ERP系统是以业务流程管理为核心的管理信息系统。ERP系统将企业的核心业务划分成若干相对独立、相互关联的业务流程，它们组成了企业的主价值链，支持着企业的运作。以流程为核心的管理思想克服了传统企业那种被职能部门分割的现象，将企业的生产经营各个环节，如销售、生产、采购、财务等连结成一个有机的整体，使企业实现了横向和纵向的集成，并在供应链环节实现了高度集成，每个环节实现了物流、资金流、信息流的三流合一，使企业的生产经营活动的运作更加流畅，加快了业务处理活动的反应速度，在激烈的市场竞争中取得优势。为实现最大的效益，系统在各环节设置了风险制约点，以防止企业效益流失。
以下是通过销售业务的管理，来详细说明信息系统是如何在业务的各个环节进行风险制约的。
企业的销售业务是在购买原材料、生产之后产生利润的最后关口，如果制约住其风险，则相应的就争取到了最高利益，因此，在销售的各环节的风险制约就显得尤为重要。在之前的销售中，其风险主要体现在销售之后形成的应收账款上，后续只能做回笼货款的工作，其在售前和售中制约风险只能靠人为的手段进行，而在现行的ERP系统中的销售，实现了多方位、多功能的风险制约技术和手段，在售前、售中、售后进行全线制约。比如，在售前，经过询价、报价后，按照具体情况后续可以与客户签订销售合同或者直接签订销售业务意向书，为后续销售业务奠定基础。为了对售前的管理，ERP系统设计了相应的询价、报价、合同等业务流程与实际业务相适应。对于销售业务的开始，ERP系统有对应的销售订单业务流程为其做支撑，且在销售业务的开始处，系统便自动集成了检查客户预付款和产品库存的情况，以判断此笔业务的风险大小及是否可以满足客户要求，即如果预付款不足，则会对企业造成风险，如果库存不满足，后续的业务无法正常进行，则会降低客户满意度，这样对企业的信誉度会产生不良影响，所以，如果客户预付款和库存足够，则后续的业务可以顺利进行。在发货环节，系统可以按照实际发货数量继续检查货款和库存情况，之后给客户开发票、清账业务，这些均是系统自动检查相关业务数据进行风险制约。这在没有系统之前，通过人工手段执行是很难做到准确无误的，但运用信息系统后，只需财务收款，库管员入库后，销售业务员就可以直接在系统创建销售单据，之后出库员按照发货单的数量进行出库并确认，财务人员按照前序单据开发票，财务清账人员按照业务数据和收款情况直接清账即可。这整个过程中，系统均实现了业务数据和金额数据的自动集成，减少了数据重复录入的工作量，保证了数据的准确性，提高了工作效率。在这一系列业务实现过程中，系统通过权限不相容策略规避了业务中存在的各种理由，为货款及时回笼，提高经济效益，提供了及时可靠的保障。
为了满足各级管理层对业务的及时监控，ERP系统还提供了强大的报表功能，供各级人员在系统内随时了解业务的最新动态，并为领导制定后续业务策略提供准确及时的数据基础。因此，从这一系列的系统制约和功能上不难发现，信息系统完全实现了企业的不相容岗位分离原则，符合企业内制约度要求，降低了经营风险，为决策提供了依据，提高了工作效率。
随着企业信息化系统的发展，一些经济理论在系统内实现成为了可能，如PDCA循环管理、JIT库存管理、全面质量管理等现代化的管理思想在系统内由于基础数据的完善，使其在系统内的全面实现变得容易。例如，在PDCA循环上升式管理中，是把事后发现理由变成事前发现理由，并将发现的理由在事前解决，在销售各环节中，系统能及时地发现风险，并通知相关部门进行整改，整改完成后，继续后面的业务，在整个业务过程中，既进行了风险制约，也加快了理由解决速度，提高了整体业务的工作效率。在JIT零库存管理中，一般的信息系统会在系统内设置安全库存，并根据业务情况设置预先报警机制，通过需求的实时变化更好地实现真正作用上的JIT管理。全面质量管理是在企业内部全员、全部范围、全部生产过程的管理，即让每一个员工都参与到质量管理之中，这种理念在信息系统中可通过角色设置、权限管理、风险管理等工作摄入到员工工作岗位的的各个环节，以达到全员参与产品的质量管理的目标。