研究如何实现办公室管理的科学化

时间:2020-08-03 10:09:02 MBA论文 我要投稿

研究如何实现办公室管理的科学化

  【摘要】对于任何机关、单位或者是企业来说,办公室都是一个综合管理部门,是沟通上下、协调左右、联结内外,保证各项管理工作正常运转的枢纽。办公室的管理是否科学以及科学化程度如何,直接关系到所在单位的形象和管理效能的高低。文章试就办公室管理科学化的理由作些探讨。

研究如何实现办公室管理的科学化

  【关键词】办公室 管理 科学化

  一、办公室管理科学化的主要内容

  办公室管理的科学化蕴涵着丰富的内涵。主要包括办公室管理的制度化、程序化和自动化。

  (一)制度化

  办公室管理的制度化,是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度,将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来,使办公室的工作有章可循,有法可依。目前,应着重抓好如下几项制度:

  (1)岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度,其实质是在明确办公室以及办公室各个科室的职责权限的基础上,划分每个岗位的权责,使办公室每一个人都各司其职,各尽其能,高质量、高效率地完成各自承担的任务,从而有效地防止和克服相互推诿、扯皮、办事拖拉等现象。

  (2)会议制度。会议是传达指示、研究理由、形成决策、部署工作、总结经验的一种重要形式和管理手段。搞好会议管理必须着重解决如下两个理由:一是严格制约会议数量。二是提高会议质量和效率。必须开的会,会前一定要有充分准备。注意开短会,开高质量的会。

  (3)公文处理的制度。公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作,如没有一定的章法很容易出差错或造成公文旅行、公文积压,导致效率低下。

  (4)接待制度。迎来送往是办公室日常管理的基本内容。其工作的好坏,直接影响到机关或企业的形象和声誉。因此,办公室必须重视接待工作,建立健全各项接待制度,对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明确合理的规定,以便按章接待。

  (5)安全保密制度。印章管理和保密工作关系到机关和企业的安全和各方面工作的顺利开展。因此,必须制定严格的`印章管理制度、文件保密制度等有关的安全保密制度,并指定专人负责和定期检查。

  (二)程序化

  程序是办事的先后次序。程序化的管理可使各项管理活动按照一定的秩序有准备、有步骤、有条不紊、循序渐进地进行,推动和实现办公室管理的正常化。它主要包括公文处理程序、会议安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。

  为了优化程序,国外的管理学者一般提倡以“六何追问法”。六何是:何处(What),即应办何事、此步骤是否妥当?;为何(Why),即为何要采取这一步骤,省去这一步骤会有何后果?;何地(Where),此一步骤应在何处进行?;何时(When),此一步骤以何时做最恰当?;何人(Who),此步骤何人做最合适?;何法(How),此步骤以什么策略做最好?为何必须如此做?在上述分析的基础上再全面研讨工作,然后采用剔除法、合并法、重排法、压缩法等简化工作的策略,找出最简捷的工作路线,从而加速工作的进程,提高工作效率。

  (三)自动化

  随着科技的进步和社会的发展,以应用电子计算机为主要标志的办公自动化已应运而生。办公自动化为办公室信息的收集和传递,公文的处理以及其他管理工作创造了良好的条件,大大地提高了办事效率,促使办公室管理由传统的、经验的管理转向现代的、科学的管理。这是办公室管理的重大的变革。因此,办公室人员必须高度重视办公自动化在实现办公室管理科学化中的重要地位和作用,努力创造条件,积极地推动办公室自动化的进程。

  三、办公室管理科学化的基本要求

  办公室管理的科学化有多方面的要求。就最基本的要求看,主要是办公室自身的队伍建设和领导的重视和支持。

  (一)合理配置办公室内部机构

  合理配置办公室内部机构是实现办公室管理科学化的重要前提和基础。如前所述,办公室处于行政管理的中枢地位,它不仅是综合办事机构,而且是领导的参谋部,具有办事、咨询、信息、服务等基本职能,工作任务十分繁重。因此,为了实现办公室管理的科学化,首先必须合理地设置办公室的内部机构和配备工作人员,使办公室有一支较高理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力的精干队伍,以确保办公室各项工作的顺利开展。

  (二)要切实加强办公室队伍的思想作风建设,办公室必须抓好队伍的思想作风建设

  要有克己奉公、富于奉献的精神,不图名、不为利,甘当“铺路石”。要主动为领导服务,为基层服务,为职工、群众服务。发扬实事求是精神,深入调查研究。要尽可能走出办公室,深入到实际中去,了解实际情况,掌握最新动态,向领导提供全面、准确、及时的信息。同时,主动做好查办督办等工作。谦虚谨慎、热情待人,从根本上杜绝“门难进、脸难看、事难办”现象的发生。无论是日常工作的处理还是内外来访的接待,都要热情周到、文明礼貌,切忌态度冷淡、盛气凌人。

  (三)要注重业务素质的提高,使办公室人员具有较宽的知识面和较强的工作能力

  办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强,这必定要求办公室人员具有较宽的知识面,能够了解马克思主义的基本原理以及管理学、法律学、高等教育学、逻辑学等学科的基础知识,掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术,努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。同时,具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力和干练的办事能力等,以适应办公室管理科学化的需要。

  (四)领导的支持和指导

  领导必须首先在思想上对办公室管理的科学化理由予以足够的重视,对办公室的地位作用有充分的认识,既发挥办公室处理事务、搞好服务的作用,也重视其参与政务的参谋助手作用,并为其作用的发挥创造条件。其次,对于办公室管理的制度化、程序化、自动化建设及办公室队伍的建设给予具体的支持和领导,切实加强对办公室人员的教育和培养。既要严格要求,又要大胆放手,并给予具体的帮助、指导,使其在实践中得到锻炼和提高。最后,采取措施改善办公室人员的工作条件,提高办公室人员的待遇,解决有关人员的职称、职务等理由,以调动办公室队伍的积极性和主动性,开创办公室管理的新局面。

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