简论论如何做好电子档案的管理工作论文

简论论如何做好电子档案的管理工作论文

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　　【摘 要】就电子档案管理的工作如何改善，如何提升，本文进行了简单的论述，希望能够通过这些倡议和策略来改善电子档案管理工作目前的低迷局面。

　　【关键词】电子文件;档案管理;策略

　　计算机技术以及信息技术是现代社会发展的主要技术，因为企业、单位之间的往来电子文件数量不断的增加，这些电子文件既有图标又有文字，而且还有计算机软件和影音等资料，这些都是电子文档。电子文件经过归档整理后，就成为了电子文档，这些电子文档的应用、存储和传输都应该要保证期安全性和准确性，这样才能够让电子档案具有公信力，才具有利用价值。因此如何做好电子档案管理工作是目前的档案管理工作重要突破点，其对于今后的档案事业发展以及社会公信力都会产生极大的影响。

　　1、档案管理使用电子文档所产生的影响

　　1.1电子文档成为了过去的纸质文档代替品

　　计算机技术的出现，无疑是电子文档兴趣的开始，电子文档是借助计算机终端来将资料进行磁盘的记录，因此其内容都是存储在磁盘、光盘等等电子移动介质中。电子文档最大的特点就是共享性，其所有的资料一旦生成就能够进行大量的复制和传阅，这样就将文件和档案的界限给模糊了。其次，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及策略、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后。交档案部门管理，一般一年归档一次。但是电子档案具有即时性，在修改的同时就产生了，存储于计算机等电子介质中。所以计算机是电子档案的基础，如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　1.2电子文档的应用可以对文档进行自由组合

　　利用办公自动化系统对电子文档进行自由组合，可以实现电子文档信息与载体的可分离，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，而电子文档可以通过计算机系统进行迅速.有效、多角度的整序，不再需要对它进行如纸质文件的分类整理。

　　1.3电子文档的应用对档案本质属性的影响

　　原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上.如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文档从起草。修改到印发都在汁算机上进行，它便于修改.便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在，电子文档是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。

　　1.4电子文档的应用对档案来源原则的影响

　　来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文档的产生，后者愈益受到昔遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看理由，才能正确整理和理解档案文件。而电子文档在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。

　　1.5电子文档的应用对档案学理论研究内容的影响，档案学理沦研究的内容是山研究对象所决定的

　　以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文档出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文档来开展。如电子文档的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

　　2、如何改善电子档案管理工作

　　2.1电子文档进行归档时要求的技术工作一定要到位

　　电子文档引用新的文件材料是很普遍的事情，但是这一过程就需要档案管理人员能够对改文件的工作领域有深入的了解，可以管理和引导这些电子文件的收集和管理工作，对这些电子文档的原始性进行保障，能够清晰的知道电子文档的真实性和准确性。而这些要求都是基于强大的技术识别处理上的。对于那些完成归档工作的电子档案，可以修改为只读属性，这样就可以防止电子文档被随意的修改，起到了对电子文档原始性的保护和鉴别作用，提升电子文档的可靠性，让其能够具备纸质文档的社会作用。

　　2.2加思考想认知性首先我们在传统的纸质文档工作模式下工作，以及形成了固有的思想，对于数字档案存在诸多疑虑和顾虑，因此对电子档案的认识非常的浅薄。即便后来我们开展了档案管理数字化和信息化建设，但是仅仅停留于形式和表面，将档案数字化、信息化，却没有重视其管理，则无疑是只做了一半的工作。不能够对电子档案进行管理，就是一种档案资源的浪费，导致档案管理工作混乱，加上信息化时代的信息增加速度过快，很容易陷入恶性循环的僵局中，因此我们除了要能够引入电子档案建设，还需要加强思想建设，加思考想认知性，对电子档案管理进行研究，去引导档案管理管理工作科学化，进入良性的循环轨迹。

　　2.3做好电子文档的安全防护工作

　　信息技术需要我们对其安全性、原始性和真实性进行深思，想办法去保证这些基本条件。计算机管理系统以及数据库的安全性是电子文档安全性的重要内容，我们要能够将电子档案的收集、归档、整理和利用过程都规范化，使用身份验证来获取不同的档案调用资格，同时加强网络传输安全技术建设，能够减少档案失窃、丢失的情况，对现有数据进行备份和保存，注意保管室的防火、防盗、防潮。

　　2.4提升电子文档的准确性、完整性和真实性

　　电子文档其不同于纸质文档，对于其原始性比较难以辨别，而且电子文档的流动比较频繁，如果不能够做好收集工作，就很可能会导致电子文档的丢失。因此为了提升电子文档的准确性、完整性和真实性，我们需要加强电子档案制度建设，通过制度来保证这些电子稳定的法律效力，让电子文档能够具有价值。电子文档易于修改，因此在计算机中可能存在不同的版本，这个时候就应该对这些档案进行统一整理和管理，确定终稿。

　　3、结束语

　　电子档案管理工作是现代档案管理工作的基础工作，为了能够提升电子档案管理工作的质量，我们需要对目前的工作状态进行总结，对现有的理由进行分析，积极的去改善，去提升工作效率和质量。

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