商贸企业管理费用控制探析
管理费用是指企业行政管理部门为组织和管理企业生产经营所发生的所有支出，包括企业的董事会和行政管理部门在企业的管理过程中发生的。业管理费用所归集的项目范围是比较广泛的、庞杂的，不仅包括企业的行政部门、管理部门所需要的费用，还包括企业工作人员的费用，以及企业组织经营所发生的直接费用。
现代商贸企业利润越来越薄，竞争越来越激烈。怎样生存下去已经成为其要面临的一个重要问题。在商贸企业所有费用开支中，管理费用所占比例较大，如何节省管理费用是商贸企业节约成本的一项重要工作。
管理费用是指企业行政管理部门为组织和管理企业生产经营所发生的所有支出，包括企业的董事会和行政管理部门在企业的管理过程中发生的，或者应当由企业统一负担的公司经费(包括行政管理部门职工工资、修理费、物料消耗、低值易耗品摊销、办公费和差旅费等)、工会经费、待业保险费、劳动保险费、董事会费、聘请中介机构费、咨询费(含顾问费)、诉讼费、业务招待费、房产税、车船使用税、土地使用税、印花税、技术转让费、矿产资源补偿费、无形资产摊销、职工教育经费、研究与开发费、排污费、存货盘亏或盘盈(不包括应计入营业外支出的存货损失)、计提的坏账准备和存货跌价准备等。
企业管理费用所归集的项目范围是比较广泛的、庞杂的，不仅包括企业的行政部门、管理部门所需要的费用，还包括企业工作人员的费用，以及企业组织经营所发生的直接费用、进行市场调查的间接费用等。管理费用灵活多样，且不同费用之间相互渗透，进行管控有一定的难度。
一、商贸企业管理费用控制存在的问题分析
1.思想上重视程度不够
商贸企业总成本中库存商品的进货成本占比例最大，一些企业的管理者把主要精力放在了如何降低库存商品的'进货成本上，特别是市场销路畅通，商品销售供不应求时，更是强化了这种观念，从而忽视了管理费用的控制，长期以来使整个企业上下对于控制管理费用的重视程度不够。
2.管理费用预算编制制度缺失
管理费用涉及到企业经营的各个方面，特别是企业的内部财务管理制度。由于管理费用涉及的范围广，不易管控，部分员工会利用企业内部报销管理制度将企业的公款用于个人消费，使企业管理费用增加，利润降低。商贸企业在管理费用的管控方面，缺乏预算编制制度，仅执行一般的报销审批制度，未建立一套完整的日常管理费用控制手段，方法上缺乏严谨的科学管理体系，不能起到有效地控制作用，为科学控制管理费用埋下隐患。管理费用的管控措施滞后，是现在商贸企业面临的一个重要课题。
3.管理费用控制执行力度不够
企业经营者对于管理费用控制时，往往认为其在总成本中的比重不大，重视程度不高，执行管理费用标准时有所放松。
二、加强商贸企业管理费用控制的对策建议
1.提高全体人员的整体素质
管理费用管控效果如何，关键在于企业中的每个员工。企业要定期组织员工进行学习，统一认识，树立主人翁责任感，增加企业凝聚力，使员工思想上意识到自己是企业发展中的关键部分，自觉建立节约、效益、竞争的市场观念，并以此支配员工的日常行为。从节约每一滴水、每一度电做起，处处心系企业。这是争取更多利润、促进企业发展、保持企业长盛不衰的精神。
2.建立健全管理费用控制制度
如何建立健全商贸企业管理费用控制制度，应从控制管理费用预算，平衡、调整管理费用预算，控制管理费用支出，控制管理费用使用、报销几个方面进行管理。
(1)控制管理费用预算方案
制定管理费用预算方案是建立健全管理费用制度的起点，能否有效地管控管理费用，预算方案的编制起到了关键作用。
①编制管理费用预算草案。财务部门从财务管理的角度对管理费用预算进行草案编制，并就相关内容与相关部门进行讨论，提出审核意见，同时根据往年淡旺季情况，与销售收入和人员数量相挂钩，兼顾需要与节约相结合，收付实现制与权责发生制均要考虑，于每年12月20日之前提交预算部门。
②参与审核管理费用预算草案、审批管理费用预算方案。财务部门会同预算管理部门对下一年度企业管理费用预算草案进行审核，审批管理费用预算方案。将下一年度管理费用方案于每年12月28日前公布于公司网站上;下个月度方案最迟于本月最后一个工作日公布。
(2)平衡、调整管理费用预算方案
编制企业管理费用预算方案 的目的是为了管控管理费用的需要，依据企业的发展情况，制定相应的平衡、调整审批程序。
①管理费用预算调整的条件。当现有销售情况发生重大变化，或者发生了不可抗力，以及现行预算方案采取了弥补措施依然无法执行的情形发生时，可以根据具体情况变更或调整管理费用预算。
②管理费用预算平衡、调整审批。财务部门从企业总体管理费用预算的角度将企业整个管理费用预算分解到部门、人员;预算部门根据下一年度销售增长目标和利润增长目标对管理费用预算在各部门之间进行平衡，确保将管理费用总额控制在合理的范围之内。各部门的负责人参加企业的预算平衡会议，并对本部门相关的管理费用进行局部调整。
(3)控制管理费用支出方案
管理费用支出方案是建立健全管理费用控制制定的保障部分，在整个制度的执行过程中起到保驾护航的作用。
①强化事前审批。对于金额在xxx元以上管理费用的支出，都应当按照公司的规定履行严格的审核、监管程序，经办人必须事前填写“资金申请表”经相关审核人批准后方可进行办理。督促员工自觉履行管理费用的事前审核、审批程序，避免事后算账。
②建立管理费用执行责任体系。企业各部门根据各自的管理费用预算指标在本单位内部充分考虑“责任与权利一致，指标与措施同步”的原则，将管理费用指标落实到每个月、每个项目上。 ③实行管理费用公示制度。企业在内部网站或宣传栏中对每个月的各个部门管理费用的支出情况进行公示，对低于预算目标的部门进行公开表彰;对出现超支部门进行情况跟踪，要求相关部门做出合理地解释，分析超支原因。
④建立管理费用考核制度。把管理费用指标进行分解，将其与部门业绩和人员进行绩效考核挂钩，并对严重超支的部门和人员进行处罚，酌情扣除部门奖金或个人奖金。
⑤实行管理费用不合理开支事后追查制度。对事后审计查出的不合理的费用支出，要进行责任追究，并对相关责任人进行罚款或警告处罚。
(4)控制管理费用使用、报销方案
管理费用使用、报销方案是建立健全管理费用制度的核心内容。商贸企业应从以下几个方面控制管理费用使用、报销方案：
①管理费用预支管理。企业为全体员工办理最低额度为1万元的银行信用卡，规定1万元以下的管理费用开支填写“资金申请单”不需要进行费用预支。不能刷卡或数额大于1万元的支出履行正常的预支手续。
②管理费用报销期限。企业管理费用报销要求及时，便于管理。期限自资金申请之日起1个月之内。期限每延长1个月的，报销比例降低5%，延迟6个月以上的不予报销。
③管理费用报销标准。量化管理费用各项子费用的支出标准，便于合理控制开支，如差旅费中住宿费标准，乘坐交通工具标准等。难以确定量化标准的，应辅之以明确的审核、审查程序，确保每项管理费用开支的合理性。
④管理费用报销流程。所有的报销发票、单据需在费用发生后5个工作日内提出报销请求，填写“费用报销申请表”，部门主管和经理对“费用报销申请表”进行审核、签字，审核期限为1天。然后交财务部门进行费用标准、合理性审核后报销。无差异后通知报销人员在领取单据上签字并结算报销费用。
3.管控措施的落实
有了较完善的管理制度，如何使全体员工在公平、公开、公正的环境中顺利地执行管理费用管控措施，针对执行过程中存在的问题修订完善或制定相应的配套措施，坚决防止无视制度规定的行为。加大执行监督检查力度，结合年度业绩考核，防止制度流于形式、难以发挥作用的问题出现。
三、结束语
企业向管理要利润，要依靠各种手段节约成本，有效地管理和控制日常运营成本，在企业中形成一种节约的企业文化成为必要。
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