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高职院校电子档案管理工作思考
导语：随着数字化时代的来临，高职院校的档案管理工作，也面临着一定的挑战。院校运用电子模式来对档案进行管理，提高了工作效率，但在其管理的过程中，也出现了一些问题。
一、引言
随着技术的发展，越来越多的院校，利用信息技术对档案进行一定的管理工作。档案，不仅是学生学习的见证，以后工作的凭借，也是学校本身发展的见证。档案的有效管理，有利于学生的发展，也有利于整个院校的高效运行，因此，高职院校也应该结合时代的需求，不断提升档案管理力度，使其发展更加有序。
二、档案管理遇到的问题
高职院校运用电子化的形式，对档案进行管理，改变以往的纸质管理，加强管理的信息化，促进工作效率的提升，而且也有利于数据的保存。但是，电子管理模式，也存在着以下问题：文件不可读，由于电子化的管理模式，运用的是电脑技术，这些技术会受到环境的影响，导致出现文件不可读现象，而且会导致部分数据的丢失，影响档案整体管理。[1]再有，重视力度的问题，管理人员对电子化的模式，重视力度不大，只是将其认为是数据、文件的副本，他们还是较为重视纸质文件。
管理人员在这样的意识指导下，没有对电子档案进行打印、复印工作的处理，导致部分重要文件的丢失，影响整体的管理工作。[2]最后，安全问题，随着科学技术的不断进步，有些人会利用计算机技术窃取一些重要的文件，为其谋取利益，这样的行为，中国也采取强有力的手段加以遏制，但是此种现象依然存在，因此，就会给院校的电子化档案管理带来很大的安全问题。[3]
三、提升管理的对策分析
第一，对电子模式进行科学化的管理。由上面的论述可知，电子模式在系统升级或者环境变化等情况下，会导致文件的不可读。针对这一问题，要对电子管理模式，进行科学化的管理。具体而言，在电子模式化下，推行著录文件储存的方式，以确保文件的可读性。另外，管理人员需要注意的是，如果电脑系统升级，要对文件、数据等进行打印、复印等相关处理，以保证一些重要的信息，不会丢失，避免影响后期工作的状况出现。院校也要与软件公司进行一定的合作，引进较为先进的软件系统，做好防火墙的工作，确保高职院校的信息安全。
相关的管理人员，也应该履行好自身的工作，将电子的信息进行统一的管理，避免信息的杂乱。院校应当注意档案安全问题，从技术上，提升系统的安全性能，避免信息的丢失，或者被利用现象的出现，从管理上，加大管理，保护信息安全。高职院校还应该完善相关的制度体系，首先，从档案管理员工来说，要不断提升其技术水平;各个部门之间也应该相互协调，相互监督;并且，院校还应该实施相对应的奖惩制度，通过奖励或者惩罚的措施，提高员工对档案的重视力度，保护档案信息的安全。最后，日常管理规范上，员工要对档案户头进行管理，对档案进行整理工作，使之更加有序，利于后期查找。
第二，对光盘等的保存、保护工作。在电子模式下，档案信息一般会在光盘中进行储存，因此，院校要对光盘进行保护工作，避免由于存放等导致信息的流失。具体而言：员工在放置这些光盘的时候，要轻拿轻放，而且要求直立放置。光盘本身所受到的影响要素较多，如果其表面上出现一定的划痕，就有可能导致光盘，存在文件损害等状况。因此，员工要重视光盘的保护工作，减少光盘的损害。另外，员工还需要注意，光盘在保存时，对温度和湿度也有着一定的要求，一般要放置在低温的地区，避免热量等对光盘中的文件内容的损害。高职院校运用电子模式对档案进行管理，还应该注意分类管理，这些类别主要有教职工、学生类、设备类等，将文档依据一定的分类标准，进行一定的归档，不仅有利于信息的有序保存，也为后期查询提供了方便。
第三，完善员工的队伍建设问题。员工的素质能力直接影响到管理工作的发展以及质量问题。因此，高职院校要采取相对应的措施，完善管理员工的队伍建设，使得档案的管理能够更加科学化、技术化。具体而言，首先，院校要加大对员工的培训力度，通过相关的理论培训、实践培训等，提升员工自身素质的增长。
员工的培训，不仅要对他们的职业素质，进行一定的培训工作，还要对其技术能力的掌握进行一定的培训工作，提升员工的技术水平。同时，让员工明白工作中，应当注意的关键点，尤其是对电子档案来说，不仅需要对计算机系统进行管理、更新工作，还要对信息的存储加以重视。另外，这些关键点主要包括，系统的软件、信息的打印、光盘存储的正确方式等。员工上岗之前，要对其进行相关的培训，让其明白管理工作中需要注意的点，避免由于工作上的失误，导致相关问题的出现。
四、结束语
综上所述，随着数字化时代的来临，高职院校的档案管理工作，也面临着一定的挑战。院校运用电子模式来对档案进行管理，提高了工作效率，但在其管理的过程中，也出现了一些问题。例如，系统的升级、环境的改变导致文件的不可读;档案管理的员工的重视力度普遍不高;信息安全存在着隐患等问题，这些问题的出现，影响着电子档案的可持续性发展，因此，高职院校要采取相应的对策，对这些问题加以解决，促进电子档案的发展。本文主要提出了三条对策：对电子档案进行科学化的管理，例如，与软件公司合作，采用较为先进的系统，避免信息的流失;员工要注意光盘的放置工作，避免光盘出现划痕的现象;高职院校也要提升员工的技术水平，减少工作上的失误。最后，也希望本文能够为相对应的理论建设贡献力量。
参考文献：
[1]钱坤.高职院校档案管理工作中电子档案的应用研究[J].办公室业务，2016(16):182.
[2]钱坤.高职院校电子档案的管理与保护探讨[J].经营管理者，2016(23):322.
[3]王建.试论高职院校电子档案管理工作发展[J].经营管理者，2013(02):316.
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