企业电子档案管理系统软件的应用
导语：档案管理始终受自然因素、技术因素、管理因素、社会因素等的影响，存在不同程度的风险。而从软件开发的角度，应加强对电子档案管理系统通用性，建立规范的电子档案信息整理模板，规范档案信息的接收数据格式、信息处理格式、电子档案目录格式等。
随着档案管理信息化建设的不断深入，电子档案管理系统的研发取得了显著成绩，多种电子档案管理系统被广泛应用于企业档案管理工作当中。电子档案管理系统实现了快速查询、阅读档案信息，降低了档案管理人员的工作强度，提高了档案利用工作效率。
一、电子档案管理系统简介
电子档案管理系统是指利用计算机技术、网络技术、信息技术、多媒体技术等，对档案信息的收集、整理、加工、传输、存储、利用等环节，实现数字化管理的集成化人机交互系统。按照电子档案管理系统的适用对象分类，可分为档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统。从电子档案管理系统的功能上讲，该系统应具备档案的综合管理功能，具体包括：对档案信息的扫描、文字识别、录入、校对、审核等;对文件材料的数据采集、分类、排序、统计、索引、查询等;对档案信息的借阅和利用管理、档案查询信息记录、档案密级管理等功能。基于以上主要功能，电子档案管理系统一般采取模块化信息处理流程，即档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。在这五个模块中，包括了对档案信息的数字化转化、信息采集处理及档案信息管理及利用等过程。电子档案管理系统还离不开网络建设和数据库建设。
二、电子档案管理系统的应用
电子档案管理系统在企业中的应用，主要目的是提高档案管理的工作效率，提升档案管理人员及企业档案信息在企业管理与决策中的作用。企业应用电子档案管理系统的时间并不算长，但已基本实现了从电子计算机单机系统，到广域网档案管理系统的转变，并向互联网信息共享的方向发展。在这一发展过程中，局域网、广域网等平台的建设，使电子档案管理系统的功能实现了极大扩展，更好地实现了档案信息共享与内、外部的高效传输，并实现了档案管理网络中的上下级档案信息互通。由于电子档案管理系统人机交互性强，查询与利用方便，且易于操作，对于企业管理人员来说，可以方便快捷地实现档案资料查询、文件收发、文件归档等功能，多数企业应用了该系统。但从档案安全、企业信息保密等角度考量，很多企业主要采用的是单机版电子档案管理系统，而且多采用文档一体化的电子档案管理系统。
三、电子档案管理系统存在的问题
1.管理系统软件缺乏通用性。目前，电子档案管理系统产品多种多样，各有优势，但产品之间缺乏通用性，无法实现有效的数据共享，对文件检索与档案信息管理的整合较薄弱，电子档案管理的标准化和规范化有待提高。
2.档案管理人员的素质有待提高。随着电子档案管理系统的发展，对档案管理人员提出了更多更高的要求，亟须培养一批具有复合型技能的档案管理人员。3.电子档案信息管理系统的安全性有待提高。企业应用电子档案管理系统，需要从档案信息安全、系统安全、网络安全等多个层面，确保企业档案信息不被非法取得和利用。但当前电子档案管理系统的安全性还没有得到满足，影响了该系统的进一步推广。
四、电子档案管理系统的完善策略
1.加强档案管理系统的通用性。从软件开发的角度，应加强对电子档案管理系统通用性，建立规范的电子档案信息整理模板，规范档案信息的接收数据格式、信息处理格式、电子档案目录格式等。制订标准的电子档案归档、保管、处置、移交流程，进而确立高效、规范的电子档案管理运行机制。
2.加强电子档案中心建设。电子档案中心是数字档案馆、档案室建设的.主体，具有综合档案信息处理功能，通过网络平台、数据库等平台，提高档案信息的安全存储和部门间档案信息共享。
3.培养引进高素质档案管理人员。企业应加强档案管理人员的技能培训，提高管理人员对电子档案管理系统的掌握程度，并逐步提高档案管理人员的现代化管理水平。要加强对高素质复合型档案管理人才的引进，充实档案管理队伍，使档案管理对企业管理的促进作用得以最大化。
4.提高电子档案管理系统的安全性。档案管理始终受自然因素、技术因素、管理因素、社会因素等的影响，存在不同程度的风险。为了保障企业档案信息的安全性，第一，要提高电子档案管理系统的安全程度，并在计算机上配置高效的安全软件和防火墙，避免因网络攻击等造成信息泄露。第二，要健全安全管理制度，规范电子档案管理系统的使用，避免管理风险。第三，要建立风险应急机制，防范自然灾害和突发事件使档案信息遭到损坏或泄漏。