学籍管理是指学校根据国家有关政策、法规对学生从入学到毕业期间实施培养过程的管理，如何提高中小学生基础教育治理水平?
学生学籍管理和学籍信息管理是基础教育管理的基础性工作。推进全国中小学生学籍信息管理系统(以下简称学籍系统)建设和应用，是实现教育现代化的必然需求，是提高基础教育治理能力的重要抓手，是深化基础教育综合改革的有效途径。当前，学籍系统已经进入建设提质期和全面应用的新阶段。为更好地发挥学籍系统作用，既要加强制度建设，提高保障水平，更要从应用入手，厘清学籍管理的基本概念，深刻理解《中小学生学籍管理办法》(以下简称《办法》)的各项规定和要求，深度融合学籍系统和学籍管理日常业务，用好学籍系统各项数据，使其真正成为学校管理的重要内容，成为提升中小学生基础教育治理水平的强大工具。
一、学籍管理基本概念
(一)什么是学籍
学籍是指某个儿童、少年作为某所学校学生的身份，也是学生在该校学习的资格。学籍具有唯一性、依附性、流动性。学生和学校构成了学籍的两个基本要素。正常情况下每个学生都应拥有一个学籍，对应着某所学校。学籍、学校、学生遵循三位一体原则。
(二)什么是学籍管理
学籍管理是指学校根据国家有关政策、法规对学生从入学到毕业期间实施培养过程的管理，是学校教学管理的重要组成部分。学籍作为一种就读资格，存在“取得或建立、变动、完结”三个阶段。教育行政部门的管理职能主要体现在对这三个阶段的审核管理上。
(三)什么是学籍主管部门
直接对学校学籍业务进行管理、指导的教育行政部门，包括区县级、地市级、省级教育行政部门。县级教育行政部门是一般的学籍主管部门，地市级、省级教育行政部门作为学籍主管部门时仅对其直管的学校而言。高校不是学籍主管部门(不是一级行政机关)，对于高等学校附属中小学，其学籍主管部门一般指附属中小学所在地的县级教育行政部门，省级教育行政部门另有规定的，依各省具体规定管理。
(四)什么是学籍信息变动、学籍正常变动、学籍异动
学籍信息变动，指学生的学籍信息的一项或几项发生变化。广义的学籍信息变动包括由于学籍变动导致的学籍信息变化，狭义的学籍信息变动不包括。《办法》所称学籍信息变动指狭义的学籍信息变动，需人工更改。学籍正常变动包括升级、升学、毕业、结业、肄业。学籍异动包括跳级、留级、转学、休学、复学、死亡，其中转学可以分为三个环节，即确定接收学校、办理学籍转接、接续学籍档案。
(五)什么是学籍管理制度与学籍信息管理制度
学籍管理的对象是学籍，涉及学生的行为，而学籍信息管理的对象是由此产生的信息。国家层面主要制定学籍信息管理制度，即围绕学籍信息管理制定制度。省级层面制定学籍管理制度，即围绕学生行为制定制度，细化落实全国性制度要求，但不能和全国制度冲突，也不能规定其他省份的义务。
(六)什么是学校(机构)代码
学校(机构)代码是所有中小学管理系统的核心和基础数据，学校(机构)代码管理是教育统计部门的法定职责。2011年7月12日，教育部印发《关于印发<学校(机构)代码管理办法>的通知》(教发〔2011〕6号)，规范学校(机构)代码管理工作。学籍系统不应只是基础教育部门管理的工具，将来还应成为教育事业统计的依据，应使用教育部统一规定的学校(机构)代码库。
学校(机构)代码由“学校(机构)标识码”和“学校(机构)属性码”两部分组成。“学校(机构)标识码”是指由教育部按照国家标准及编码规则编制，赋予每一个学校(机构)在全国范围内唯一的、始终不变的识别标识码。“学校(机构)属性码”是对学校(机构)所在地域、城乡划分、办学类型、举办者等信息的分类编码，并可根据经济社会发展和教育管理需要进行拓展和调整。
新设置的幼儿园、普通小学、普通初中、职业初中、普通高中、中等职业学校(机构)、特殊教育学校、工读学校，由所在地的县级教育行政部门负责在代码管理信息系统中录入相关信息，填写纸质《新设置学校(机构)代码申请表》，加盖所在地的县级教育行政部门公章，逐级上报。省级教育行政部门审核汇总后，加盖省级教育行政部门公章，上报教育部核准，由代码管理信息系统生成学校(机构)代码。
幼儿园、普通小学、普通初中、职业初中、普通高中、中等职业学校(机构)、特殊教育学校、工读学校代码的更新和维护工作，由所在地的县级教育行政部门负责在代码管理信息系统中录入相关信息，填写纸质《学校(机构)代码变动申请表》，加盖所在地的县级教育行政部门公章，逐级上报。省级教育行政部门审核汇总后，加盖省级教育行政部门公章，上报教育部核准后生效。
学校(机构)有撤销、合并、升格等变动情况时，须对其学校(机构)代码及时进行更新和维护。学校(机构)被撤销的，其代码停止使用，但在代码管理信息系统中保留。停止使用的代码不得再赋予其他的学校(机构)使用，以确保代码的唯一性。有其他学校(机构)并入，学校办学层次、类别均未发生变化的，其学校(机构)标识码不变，学校(机构)属性码按实际情况变更。因学校(机构)合并、升格等原因，使得学校办学层次、类别发生变化的，停止使用其原代码，按新设置学校(机构)代码赋予办法处理。学校(机构)被合并的，其代码按被撤销学校(机构)的代码处理办法处理。恢复办学的，重新启用原学校(机构)标识码，学校(机构)属性码按实际情况变更。学校(机构)仅改变名称的，沿用原代码，但需在代码管理信息系统中填报学校(机构)名称变动信息。
《学校(机构)代码管理办法》是对学校(机构)统一编制、及时更新、动态维护学校(机构)代码的管理制度，对于统一规范学校(机构)代码并及时更新、维护，提升教育统计管理标准化、规范化水平，消除信息孤岛，实现教育统计数据快速交换和共享，提高教育数据利用效率和效益，构建国家教育管理信息系统具有重要作用。各级教育行政部门相关业务机构要互相配合，依据《代码管理办法》相应工作流程，处理好学校审批工作与学校(机构)代码管理工作的衔接。教育行政部门内负责学校审批工作的机构在处理学校(机构)的设立、合并、变更和终止等有关业务时，须及时向负责学校(机构)代码管理工作的机构告知相关信息。
2011年教育部已建立了学校(机构)代码库更新机制，代码库随时更新，只要地方走完了规定的流程，代码管理系统就会赋码，赋码以后学籍系统就可以调用。代码库的对外发布有两种，一种是根据行政区划的变化进行调整，每年9月发布一次，另一种是学校本身的变化，每三个月发布一次。内部使用不受发布周期的影响，学校在代码库获得学校(机构)代码后一天之内就可以进入学籍系统。
(七)什么是学籍号
学生学籍号是学籍信息的核心要素，以学生居民身份证号为基础，从幼儿园入园或小学入学初次采集学籍信息后开始使用，基础教育、高等教育、职业教育、成人教育有机衔接，终身不变。
《办法》第四条对于学籍号做出了明确规定，学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号。第五条规定，学籍号以学生居民身份证号为基础生成，一人一号，终身不变。学籍号具体生成规则由国务院教育行政部门另行制订。
2013年9月18日，教育部办公厅印发了《学校(机构)人员基础信息代码编制规则》(教发厅函〔2013〕91号)，赋予各级各类学校(机构)人员一个终身不变的唯一识别标识码，即“个人标识码”，明确了学籍号的具体生成规则。“个人标识码”是教育部按照国家标准及编码规则为学校(机构)人员统一编制、全国范围内唯一、终身不变的识别标识码。个人标识码共19位，由1位类型码和18位公民身份号码或18位个人标识自编码构成，个人标识码的各特征码应依次连接，不留空格。
基本表示形式及说明如下：一是有公民身份号码的，个人标识码中类型码为“G”，18位公民身份号码是由公安机关按照公民身份号码国家标准(GB/11643)编制执行。二是暂无公民身份号码(第二代)或原公民身份号码不可用的，其个人标识码编码办法为：个人标识码中类型码为“J”，18位个人标识自编码由17位数字本体码和1位校验码组成。排列顺序从左至右依次为：6位地址码，8位出生日期码，3位顺序码和1位校验码。地址码是指在编制个人标识自编码时，学校(机构)人员所在的学校(机构)的行政区划代码，按GB/T2260规定执行。学校(机构)存在跨区办学或多个校区的，按学校(机构)行政部门所在地确定地址码。出生日期码是指学校(机构)人员的出生日期，按GB/T7408规定执行;顺序码是指在同一地址码所标识的区域范围内，对同年、同月、同日出生的人员编定的顺序号，顺序码的奇数分配给男性，偶数分配给女性。校验码采用ISO 7064：1983.MOD 11-2校验码系统。
实施原则：一是编码由教育行政部门统一规则、统一部署、统一管理、统一维护，确保个人标识码“一次编码、共同享用、全国唯一、终身不变”。二是“个人标识码”后18位首选为“公民身份号码”，只有学校(机构)人员为外籍或中国公民暂无公民身份号码、原公民身份号码不可用时才可使用“个人标识自编码”。三是公民身份号码若存在重码时，按“先入者保有”原则，后入者按暂无身份号码处理，“个人标识码”后18位使用“个人标识自编码”。
学籍系统建立了对学生身份的认证制度，在身份认证之前，学籍系统会赋予学生一个临时学籍号。临时学籍号的生成规则是：L(临时)+由身份证号编码规则所生成的号码，所以逻辑上与身份证号一致。目前仍存在三个问题：一是少数学生没有身份证号码，将来的全国学籍号是J(教育)+身份证号编码规则所生成的号码，有身份证号码以后也不变。二是当地户籍管理部门为其编发的身份证号不符合身份证号编码规则，但这个身份证号确实是户籍管理部门编发的，此种情况学生将来的学籍号为G(公安)+身份证号。三是学生有身份证号，但录入系统出现错误，这就是经身份认证后需要各地处理的问题学籍之一，目前提供身份证号后查不到的大多是此种情况，说明我们各地录入的数据质量存在问题。这些错误的身份证号待各地纠正后才能配发全国学籍号，学籍号的生成规则是G(公安)+正确的身份证号。
二、日常学籍管理和数据更新
将学籍系统用于日常学籍业务管理，是确保学籍信息准确的前提，是中小学和其学籍主管部门重要的日常工作。学校和其学籍主管部门要做好六个方面的管理工作。
(一)学籍系统配置管理
主要有以下几项工作：
1.账号功能配置。全国学籍系统为各级学籍主管部门和学校分别建立学籍管理员、学籍主管领导和系统管理员账号。学校级学籍管理员负责录入学生信息、提出学籍变动申请等日常管理工作，学校级学籍主管领导负责核办学生学籍信息、学籍变动。教育行政部门学籍管理员负责核办学校提交的学生注册、学籍变动、关键信息变更等业务操作，教育行政部门学籍主管领导主要负责数据查询、统计分析等。各级系统管理员负责系统配置管理，不参与学籍业务管理。
2.受控字段设置。各级教育行政部门可以增加或者删除本级设置的受控字段(强制核办字段)，以及查看上级设置的受控字段。学校修改的学生信息为受控字段时(无论是哪一级教育行政部门设置)，都需要学校的教育行政主管部门核办通过后才能完成信息修改。
3.班额设置。省级、市级、县级用户可逐级对辖区内所有学校的班额上限进行统一设置，包括查看上级班额配置和设置本级班额配置功能。本级设置的班额不可高于上级设置的班额;如果上级设置不允许下级修改班额，则沿用上级设置，本级班额无法设置。
4.管理功能设置。省级用户可以按照小学、初中、高中教育阶段，分别设置本省是否允许办理包括退学、留级、跳级、开除等在内的各类异动。可设置小学新生注册、小学新生入学年龄控制、是否可以删除有正式学籍号的学生等业务开关，并可进行小学新生注册、在校生注册、毕业、升级、招生等学籍业务时间设置，控制业务办理时间。各省份要根据本省学籍管理办法实施细则的规定和实际需求，设置学籍业务权限，进行班额、异动类型、受控字段等业务配置管理，特别要督促完成毕业升级前在办业务处理，做好升级时间点控制、小学新生注册和在校生注册办理时间控制等工作。
(二)学籍注册管理
《办法》第四条规定，学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号。学籍主管部门应通过电子学籍系统及时核准学生学籍。
学籍注册有以下几类工作：
1.在校生注册。学籍系统建设初期，通过在校生注册完成首次学生数据采集。个别遗漏学生，各省(区、市)可根据实际情况，控制在校生注册菜单的开放时间，完成这些学生的注册。
2.小学新生注册。每年通过新生注册为小学一年级学生建立电子学籍(学前教育阶段已建立电子学籍的学生可同步调取学籍档案)。在每学年开学后一个月内完成小学一年级新生电子学籍建立工作。小学一年级新生的学籍建立，要做到信息全面、完整、准确，不漏一校一生一项。
3.来华归国学生注册。检查全国学籍系统中是否存在该学生的电子学籍，如无则新建电子学籍。各省(区、市)可根据实际情况，控制来华归国学生注册菜单的开放时间。
4.学籍注册核办。学校和各级学籍主管教育部门应当及时依次完成学籍注册核办，对学生信息真实性和准确性严格把关。对存在疑问的学籍信息，应核办不通过，退回学校再次进行确认处理。
5.问题学籍处理。对于身份证号错误的(指身份证号错误的学生信息，经公安部门身份认证完成后下发，包括身份证号不存在、姓名和身份证号不匹配两种错误类型)，处理方式以变更和删除为主，经公安户籍部门确认确实无误的，需上传公安户籍部门证明材料进行佐证。对于身份证号重复的(指两个以上学生的身份证号完全一致，分别在系统中进行学籍注册)，处理方式是佐证、变更和删除。全国系统中出现身份证号重复的，处理时只能保留一个为正确的，如果双方主管教育部门都认为本辖区内的学生信息无误且都核办通过，则需要两个学籍主管教育部门的共同上级进行问题学籍仲裁。对于无身份证号的(指两个以上无身份证号学生的姓名、性别、出生日期完全一致，分别在系统中进行学籍注册)，该类处理方式是佐证、变更和删除。全国系统中出现无身份证号的学籍重复时，经学籍主管教育部门对证明材料进行核办，确认没有问题的，可以都核办通过，成为非问题学籍。
(三)学籍信息变动管理
《办法》第十条规定，如学生父母或其他监护人提出修改学生基础信息的，凭《居民户口簿》或其他证明文件向学校提出申请，并附《居民户口簿》复印件或其他证明复印件，由学校核准变更学籍信息，并报学籍主管部门核准。第十三条规定学生学籍信息发生变化，学籍进行转接或学生毕业(结业、肄业)时，学校应及时维护电子学籍系统中的有关信息，并将证明材料归入学生学籍档案。学籍主管部门应及时对学生学籍变动信息进行更新。
各省(区、市)需先通过受控字段设置确定本省(区、市)的关键信息项。学生非关键信息由学校通过学籍维护进行修改。定义为关键信息的学籍信息项，由学校发起变更申请，同时上传相关证明材料(身份证号、姓名、性别、出生日期变更的，需提供户籍部门出具的证明材料)，经学校核办和上级学籍主管教育部门核办后，数据变更方可生效。针对学生身份证件类型、身份证件号、姓名、性别、出生日期变更的，系统将进行自动查重处理。
(四)学籍异动管理
《办法》第十一条规定，各学段各类学籍变动的具体条件和要求，由省级教育行政部门根据国家法律法规和当地实际统筹制定。此条具有十分丰富的内涵。建立全国统一的学籍信息管理制度，必然要求所有的学籍变动都通过学籍系统进行管理。
1.休学和复学。《办法》第十九条规定，学生休学由父母或其他监护人提出书面申请，学校审核同意后，通过电子学籍系统报学籍主管部门登记。复学时，学校应及时办理相关手续。学生休学期间学校应为其保留学籍。