会计电算化中工程台账辅助核算思考
在编制会计凭证时,如涉及到相关“合同”、“标段”辅助核算会计科目,应选择相应的合同或标段。
摘要:编制财务工程台账是高速公路建设项目业主单位财务核算工作中的重要组成邵分。然而,受各种客观因素制约,大邵分业主单位的财务工程台账仍然采用手工编制。这样不仅增加了工作量,而且很难满足工程日常成本管理和竣工决算的要求。为此,本文以用友Nc会计核算软件为载体,建立高速公路建设项目工程台账辅助核算系统,实现了财务核算与工程台账辅助核算的无缝街接,从根本上替代了手工工程台账,同时提供了工作效率。
关键词:财务工程台账;辅助核算
一、项目业主单位建立财务工程台账的一般状况
编制财务工程台账是高速公路建设项目业主单位财务核算工作中的重要组成部分。受种种客观因素制约,高速公路建设项目业主单位的财务工程台账格式多种多样、五花八门,大多停留在手工编制阶段,即在完成支付合同款项和账务会计处理的同时或以后,再手工编制录人相关财务工程台账。这样不但大大增加了财务人员的'工作量,而且很难保持财务工程台账数据的及时性、准确性、可检验性。繁重的日常财务会计工作之外,财务人员还需要花费大量时间编制、核对、汇总财务工程台账。最后导致财务工程台账往往流于形式,错误百出;加之财务部门与相关业务部门信息沟通不畅,许多问题可能直到项目竣工决算后才集中暴露出来,影响了建设项目竣工决算的顺利进行。
二、加强财务工程台账核算的方法
为了从根本解决以上问题,笔者根据建设项目业主单位的会计核算特点,紧紧围绕工程项目建设成本核算重点,以用友NC会计核算软件为主要载体,在用友NC会计核算软件“总账”模块中逐步建立了建设项目工程建设成本辅助核算系统。其主要方法为运用用友NC帐套“总账”模块中“标段”、“合同”、“往来客户”等辅助核算科目模块,对会计科目核算内容根据工程建设项目管理要求进行再分类,将合同支付台账、合同成本归集台账、标段资金支付台账与用友NC会计核算软件系统无缝链接。通过用友NC辅助核算查询分析功能,基本实现了在用友NC会计核算软件中及时查询各合同成本归集及合同支付情况、预付工程款情况、工程质保金扣除情况、各标段成本归集情况,极大地丰富了会计核算内容使用的灵活性、多样性,提高了项目公司财务核算和建设成本管理水平,为整个项目竣工决算打下了坚实的基础。为了抛砖引玉,现将该用友NC辅助核算系统的建立流程、日常核算方法、数据查询统计等具体操作介绍如下:
(一)启动相关辅助核算
在Nc财务软件系统中“客户化一自定义项档案定义”模块下启动“合同”、“标段”等相关自定义档案辅助模块核算功能,并将全部合同、标段的具体信息输人到用友NC系统。输人信息时应注意以下几点:
1.为便于今后统计分析相关数据,各种合同应先分类后输人,可以根据项目管理需要分为“施工类合同”、“设计类合同”、“拆迁类合同”、“监理类合同”、“合作类合同”、“其他类合同”、“无合同”。也可以直接采用与合同管理部门相同的分类方法。
2.标段名称、合同名称应录人全名或全称,合同如为补充合同应单独录人,不能直接并人主合同。合同编号应与计划合约部合同管理系统编号保持一致,并形成一一对应关系,以便今后与之核对方便。应定期与合同管理部门核对相关名称、编号,如编号、名称出现变化,应及时变更。
3.对于没有纳人业务部门合同管理系统HCs的合同(如借款合同、部分行政采购合同等)可根据项目自身管理需要自行选择是否录人相关信息。但为了便于统计财务相关数据,保持各类合同管理的完整性,建议自编号录人相关合同信息,并与其他类别合同区分开;在与业务部门核对合同数据时,应忽略相关数据。
4.应始终保持合同编号、合同名称的唯一性(可通过NC系统控制),定期检查核对标段、合同的分类、名称、编号。避免出现录人、统计口径混乱。(见图l)
(二)启动相关会计科目的合同、标段辅助核算
激活NC账套下“客户化一财务会计信息一会计科目”设置窗口,启动相关会计科目的“合同”、“标段”辅助核算。应选择“标段”辅助核算的会计科目主要为“在建工程一建安工程投资”以及其下级全部会计科目。应选择“合同”辅助核算的会计科目主要为“预付账款”、“其他应收款”、“在建工程一建安工程投资”、“应付账款”、“其他应付款”等。选择会计科目辅助核算时请注意以下几点:1.应选择最末级会计科目设置“合同”、“标段”辅助核算。
2.除上述会计科目,根据项目实际情况,如其他会计科目涉及到“合同”“标段”辅助核算的,也应选择相应辅助核算,如“固定资产一车辆”、“在建工程”下“建设单位管理费”中的会议费等等。(见图2)
(三)编制会计凭证时选取相应的会计辅助核算项目
在编制会计凭证时,如涉及到相关“合同”、“标段”辅助核算会计科目,应选择相应的合同或标段。如为新增合同或者标段,应先在辅助核算中录人相关合同、标段信息后方可选择。如在使用已启动“合同”辅助核算的会计科目时不涉及任何合同,可根据实际情况选择“无合同”选项,以保证辅助核算统计的完整性和可验证性。在使用“合同”辅助核算的同时,可使用“客商”辅助核算,用于统计实际支付对方单位。
1.支付施工单位工程款(见图3)支付施工单位工程款凭证,一般涉及“客商”、“合同”、“标段”、“往来”等辅助核算。主要反映业务为支付施工单位工程计量款,同时扣回本期已代付施工单位材料款。“客商”辅助核算反映实际支付对方单位,“合同”辅助核算与本合同支付相关会计科目业务。“标段”辅助核算反映各标段计人“在建工程”工程成本金额。
2.代付施工单位材料款(见图4)
(四)利用辅助余额表查询
运用用友NC的辅助余额表功能,在一般条件中将会计科目设置为表体,选择待查询合同为表头,就可以查该询合同各项支付情况,包括合同支付金额、预付款金额、应付账款金额、抵扣款金额等信息。(见图5)
(五)利用辅助明细表查询
运用辅助明细表可查询合同明细支付情况,具体查询每一笔与某个合同相关的支付、结转成本、调整数据情况,还可以实现跨年查询合同支付情况。
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