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谈加强研究生学位档案管理工作的思考
论文关键词研究生 学位档案 管理
论文摘要研究生学位档案,是研究生学习期间的真实记录,是证明研究生获得学位的重要材料。研究生学位档案管理工作是各研究生培养单位的一项重要工作。目前各研究生培养单位的研究生学位档案的管理工作还存在许多问题,例如认识不到位、重视程度不够、工作不规范等等。对目前各研究生培养单位研究生学位档案管理工作中存在的问题进行分析,提出改进和做好研究生学位档案管理工作的建议,为各研究生培养单位进一步做好研究生学位档案管理工作提供依据。
0引言
研究生学位档案是研究生在校学习的真实记录,这些档案材料对研究生毕业以后的就业、工作、学习等都将起到十分重要的作用。各研究生培养单位也把历届研究生的学位档案信息,作为教学、科研、管理工作的重要资源。因此,对于研究生培养单位来说,做好研究生学位档案的管理工作也是一项有着重要意义的工作。与研究生教育的快速发展相比,各研究生培养单位的研究生学位档案管理工作却远远落后于蓬勃发展的研究生教育形势。
1目前研究生学位档案管理中存在的问题
研究生的培养不同于本科生的培养,其过程涉及环节比较多,需存档的材料也就比较多。近几年,我国的学位与研究生教育有了跨越式的发展,研究生类别及数量都有了成倍的增加。研究生学位档案的工作量有了较大幅度的增加,档案管理工作压力也越来越大,存在的问题也就日益突出。
1.1认识不到位,重视程度不够
各研究生培养单位对于研究生学位档案管理工作的重要性认识还不到位,没有引起领导及管理人员的充分重视。大家在谈起档案管理工作来,都认为很重要,但真正落实起来或者在具体的工作中却没有充分认识其重要性。对于研究生的档案管理,简单地认为就是把与研究生有关的材料整理存档,对于有关档案管理的法律、法规及工作要求没有认真贯彻执行。在工作中,表现为责任心不够强,工作有失规范。
1.2存档要求不明确,存档材料混乱
与本科生的培养工作相比,研究生的培养工作涉及培养环节多且较复杂。研究生的培养更侧重对个体的培养,因此涉及存档材料比较多。研究生毕业后要查询相关材料,所以存档材料的内容十分重要。目前,研究生培养单位对学位存档材料还存在着不明确的状况,对于研究生的哪些材料应该存档,哪些材料不应该存档不清楚,有些非常重要的材料没有存档,有些不重要的材料反而存档了。
1.3档案管理手段滞后
研究生学位档案作为一种信息资源,涉及材料多,尤其是近几年研究生类别及数量的快速增加,给研究生学位档案管理工作提出了挑战。目前,大多数研究生培养单位的档案管理还在沿用以往传统的、手工管理方式,工作量大、效率低、容易出错,档案管理人员也无暇顾及对存档工作的研究、开发与利用,查阅档案准确率低、查全率低,档案管理工作的软硬件建设投入不足,无法适应研究生教育的快速发展,也就不能很好地服务于研究生教育。
2改进研究生学位档案管理工作的建议
1)加强业务培训,提高工作人员素质,规范管理工作。研究生学位档案管理工作是一项政策性较强的工作。研究生学位档案管理工作涉及人员多,有各培养单位的研究生秘书、答辩秘书、研究生管理部门人员以及档案管理人员等等。加强对研究生档案的管理人员的培训,认真学习、领会学位档案管理的政策法规及业务规范,定期组织相关人员座谈交流,对于做好研究生档案的管理工作起着重要的作用。严格管理研究生档案,使之完整、规范和安全是每一位档案管理人员的职责。通过培训,提高研究生档案管理人员的其责任心及职业道德,明确工作职责和工作业务,进一步规范管理工作。
2)统一建档标准,明确存档材料。研究生学位档案所涉及的材料比较多,主要包括个人培养计划,成绩单,实践活动材料,论文开题、论文评阅、答辩以及学位授予材料,学位论文,奖惩情况等等。各单位应根据国家有关规定并结合本单位的特点,统一建档标准,对归档内容认真分析,严格筛选,建立健全收集、归档、立卷内容,做到档案材料收集齐全,档案材料不缺项、不缺页,确保每份学位档案材料填写清楚、齐全,签字、盖章不遗漏,不出现漏编、重编等问题。
3)运用现代化管理手段,提高管理工作效率。随着研究生教育的快速发展,大量的研究生学位档案信息需要处理,利用现代化的管理手段已经成为不争的事实。目前大多数高校已建有办公自动化系统和局域网,为研究生学位档案管理的信息化奠定了良好的基础。科学化、现代化的管理手段是规范研究生学位档案管理工作、提高工作效率、服务水平及质量的保障。各研究生培养单位应加大投入,为研究生档案管理工作配备必要的、充足的、先进的设施及设备,尤其是要配备专用的计算机,并引进先进的管理软件用于研究生学位档案的管理工作。
4)提高服务意识,做好服务工作。研究生学位档案管理工作一项重要目的就是用于日后的查看,调阅;方便、快捷地查询研究生学位档案是今后档案管理工作的努力方向。如果研究生学位档案管理工作不能很好地提供应该的服务,存档的材料再全、再好,也没有实际意义。各研究生培养单位应积极采取措施,不断增强学位档案管理人员的综合素质和职业道德水平,进而不断提高服务意识、服务水平,使研究生学位档案管理工作更好地服务于研究生教育和社会发展。
21世纪是信息时代,是知识经济时代,社会对知识将更加重视,研究生学位档案管理工作也将发挥更大的作用。做好研究生学位档案管理工作,更好地服务于研究生教育,服务于社会发展,将是研究生学位档案管理人员义不容辞的责任。这就需要各研究生培养单位研究生管理人员及档案管理人员不断提高自身综合素质及修养;更新工作观念;积极探索工作思路、工作方法;广泛开展研究生档案管理的研究工作,及时发现问题,分析问题,进而解决问题;掌握先进的管理技术及手段,提高服务意识、服务水平,努力做好研究生学位档案管理工作。
参考文献
[1]金俊兰.加强高校研究生档案管理的探讨.高教论坛,2003,6(3).
[2]王京燕.研究生学籍档案管理工作思考.北京档案,2001,10.
[3]郭小青.高校研究生档案管理与利用.内蒙古农业大学学报(社会科学版),2009,1.
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