论加强对基层教师档案管理的若干思考

论加强对基层教师档案管理的若干思考

　　论文关键词：基层教师档案；管理；思考
论文摘要：先进的管理理念是实现档案管理现代化的前提，现代的管理技术是实现档案管理现代化的基础，科学的管理机制是实现档案管理现代化的保障；档案管理现代化、信息化是档案工作领域内的一场技术革命，必将给档案工作带来巨大的变革，产生深远的影响。

1.加强基层教师档案管理具有重要的意义
对基层教师档案管理是人事管理活动中形成的记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来的以备考察、选聘的文件材料。基层教师档案管理的重要意义体现在。
1.1基层教师档案是教师选拔任用的重要依据，是知人善任的基础和依据，更是系统办学教师资源共享、总校进行横向调配利用的重要参考依据。
近年来，各个院校对教师档案日趋重视，在接收、培养、选拔和使用人员前，总要先查阅其档案，既重视了解拟接收、拟选用教师的现在，也重视考察其过去，以增加对拟接收、拟选用教师的信任度。
1.2教师档案是准确的师资信息库
教师档案能为领导对教师人事工作的决策以及专业课程教师选派提供有价值的信息，成为决策的重要依据，无论对单位和个人都有不可替代的作用，因此应加强基层教师档案管理工作。
2.加强基层教师档案管理的几点思考
2.1加强对基层教师档案管理工作的组织与领导
领导的重视是做好各项工作的重要保证。作为系统办学的院校对基层教师档案管理的工作尤为重要。系统办学院校的领导应高度重视基层教师档案管理工作，将其纳入到议事日程。要建立基层教师档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。单位在基层教师档案工作上要舍得投人，特别是对档案的维护、保护和抢救、档案信息化建设等方面要有经费保障；单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高基层教师档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证基层教师档案信息不失密、不泄密。
2.2加强对基层教师档案的分类管理
基层教师档案管理实行集中统一、分级负责管理、档案随人走的管理模式。基层教师档案管理部门必须及时获得人员工作和职务变动的准确信息，包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称。在总校横向、纵向选用教师时有据可依。
2.3加强学习培训，提高对基层教师档案管理人员业务素质
对于人员配备困难较大的单位，应着重提高现有人员的政治素质和专业素质，使他们在枯燥单调的工作中保持高度的责任心，并对他们进行专业化、信息化的培训。加大对基层教师档案工作人员培训的力度，定期培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，并能熟练运用现代化设备管理基层教师档案，从而提高师资档案管理水平，开展相关的师资档案信息开发工作，适应社会发展的需要。加强培训的同时让档案工作人员进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高对基层教师档案管理的技术水平。一个合格的档案管理人员，既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时又要具有先进的管理技能和较高的文化素养
2.4对基层教师的档案管理，实现师资共享，最大限度地为院校教学工作服务，更要求档案管理工作规范化、常规化
建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此各单位要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要严格规范，制定一套严格的制度，对永久、长期保存的档案应定期向上级档案主管部门进行移交；其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。
2.5创新档案管理工作模式
一是文档管理一体化。在办公自动化已普及的今天，文件和档案管理的一体化已是大势所趋，文件管理职能的延伸与档案管理人员的前端控制正融为一体。要确保电子文件收集的齐全、完整，档案人员必须和文件管理人员协同合作，从电子文件产生的源头起就密切注视文件的生成和运转情况。二是档案数据化。档案数据化是指将传统档案室的资料转化成计算机可以识别和处理的数字化信息，将这些信息整理和组织后，存储在计算机的存储设备里。三是档案服务网络化。当档案信息数字化以后，通过网络技术，档案信息在网上传递就成为必然。传递网络化是档案信息虚拟化生存和实现档案信息社会化服务的基础。档案服务网络化解决了因时间和空间造成的利用者不能利用档案的问题。
2.6系统办学的师资档案管理仍要做到现代化与信息化
在档案管理工作中，尽可能地运用当代科学技术的新成果，运用先进的管理方法、科技手段与工具等，提高档案工作的效率和水平。首先是档案管理现代化。实现对基层教师档案管理现代化，是档案服务于教育教学工作发展的需要，是适应社会对档案信息需要日渐增强的客观需求。二是提高档案管理工作效率。这就需要对基层教师档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现师资档案信息资源的更全面、更有效的共享。既方便利用者，又提高了档案工作的效率和质量，并能大大提高档案的利用效率。

【参考文献】
［１］傅华.聚焦人事档案[J].中国档案,2003,(4)．
［２］孙柏瑛.公共部门人力资源开发与管理[M].北京：中国人民大学出版社,2006．
［３］中央组织部国家档案局.干部档案工作条例[Z].1991．

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