谈民营集团企业销售部门ERP系统的建立
论文关键词：民营集团企业 销售部门 ERP系统 论文摘要：我国民营企业集团得到了快速发展,但在扩张中存在许多内部管控问题,如何实现从粗放到精细的现代集团管理显得尤为重要。本文通过对民营企业销售部门ERP系统上线、实施和应用对于民营企业内部控制产生的深远影响进行阐述,探讨民营集团企业如何合理应用ERP系统。
在当前全球竞争不断加剧的背景下,民营企业面临的竞争对手越发强大,民营企业原有的已经不能适应新经济时代的发展。ERP(企业资源计划)系统注重企业管理的全面性、系统性,重视企业与外界的关系,同时ERP还能使企业以更低的为客户提供更多的服务,它引进了科学和先进的管理思想,是对企业的管理观念、组织体制和管理模式的一个大的变革。正确有效地实施ERP将有利于实现企业由相对封闭走向开放,管理方式由传统方式向现代化转变,从而推动企业管理水平不断提高。
1聚钢集团有限公司销售部门ERP系统建设的背景
为加强对ERP系统试点工作的领导,聚钢集团有限公司总部2007年成立了ERP系统项目委员会、ERP系统项目领导小组和ERP系统项目管理组,负责指导和组织ERP系统项目的建设。经过一年多的奋斗,试点下属企业于2008年先后成功上线运行。聚钢集团有限公司的销售方式主要分3种:零售、直销、分销,主要经营为了不锈钢系列产品。在企业机构改革之后,不同的业务线负责不同的不锈钢产品的销售方式。2009年4月,聚钢集团有限公司按照部署,开始了ERP系统项目实施上线的征程。在ERP系统项目启动时,聚钢集团有限公司确定了ERP系统项目实施的整体目标。
2聚钢集团有限公司销售部门ERP系统建设的目标
ERP建设的过程是一个标准化制定和推广的过程,包括内部控制模式标准化、业务流程标准化、信息代码标准化等。因此,集团企业在流程设计上力求做到与先进的ERP系统理念相结合、与集团企业实际相结合、与金蝶K/3的功能相结合(金蝶K/3为选用的ERP系统)。
2.1 继续完善内部内部控制体制
聚钢集团有限公司管理体制已扁平化,通过ERP系统的实施,对内部内部控制体制进一步完善和优化,适应未来持续重组及建立现代企业制度的需要,建立对快速变化的外部的动态反应能力,充分挖掘扁平化的优势,提升民营企业核心竞争力。
2.2 促进业务流程的规范化
通过实施ERP系统,使各项内部控制业务既无重叠,又无空白,衔接有序,职责明晰,提高管理效率,关键业务管理逐步合理化、科学化和自动化。减少人为因素的干扰,堵塞管理漏洞,建立有效的财务监控和制衡机制,实现日常业务的自动化处理,减少不必要的控制环节,提高运作效率。
2.3 实现“三流合一”
实现源数据的单点录入,产品的进销存、物资的供需耗用等核心业务信息与财务信息动态集成,财务、销售、采购、库存、物资供应、设备维修和生产计划等主要管理报表的动态产生;实现物流、资金流、信息流三流合一,信息资源在统一的平台上并在受控范围内实现公开、透明、共享。由追求局部功能最优转向整体功能最优。
3聚钢集团有限公司销售部门建设ERP系统的过程
ERP系统项目实施主要分为5个阶段,包括项目准备阶段、流程设计阶段、系统实现阶段、系统交付阶段和运行支持阶段。
3.1 项目准备阶段
2007年聚钢集团有限公司ERP系统项目进入了项目准备阶段,在该阶段主要开展了前期调研、总体方案设计和关键用户培训工作。其中关键用户培训是该阶段工作的重点。关键用户需要全程参与ERP系统项目建设工作,关键用户是民营企业建设ERP系统项目的栋梁,同时也是项目组与民营企业之间沟通的桥梁。关键用户对ERP系统掌握的熟练程度和理解的深度直接影响了民营企业对ERP系统的认知程度和其他实施阶段工作的开展。
3.2 流程设计阶段
在该阶段主要开展了民营企业现状调研、需求分析、流程详细设计和开发功能设计等工作。其中需求分析和流程讨论工作是该阶段的重点。需求分析,民营企业从自身实际情况出发,结合ERP实施标准业务流程,明确民营企业今后业务开展和管理提升的方向,对提升管理等方面提出个性化需求。民营企业是否能将管理需求完整提出是这一阶段的重点。如果需求提出得不系统、不完整、不断反复,则会直接影响业务流程设计和系统应用。
3.3 系统实现阶段
在该阶段主要开展了系统配置、流程测试、客户化开发和用户培训等工作,其中系统配置、流程测试、用户培训和客户化开发工作是该阶段的重点。系统配置是根据未来业务流程设计的结果进行系统组织架构搭建和业务操作的后台配置。流程测试包括单元测试、集成测试和用户接收3部分,其中单元测试为各模块关键用户对本模块业务流程进行测试,包括组织架构设置是否正确,业务操作是否合理;集成测试为跨模块业务流程所涉及的模块关键用户共同对业务流程进行测试。用户培训的效果直接影响民营企业ERP上线是否成功,以及在上线以后民营企业对ERP系统使用的效果。用户培训的效果不好不仅会增加上线工作的压力,同时也会增加民营企业后续ERP系统运维。客户化开发工作是针对民营企业特殊的、同时系统标准功能无法满足的业务需求进行二次程序开发工作。主要包括标准业务流程增强控制开发、特殊业务系统操作开发和报表需求开发等。
3.4 系统交付阶段
在该阶段主要开展了用户培训、权限设置、规章制度建设和系统上线等工作,其中规章制度建设和系统上线是该阶段的重点。ERP系统虽然功能强大,但是ERP系统不是万能的,还需要民营企业结合ERP业务流程制定相关的规章制度、奖惩措施。只有合理的规章制度结合ERP业务流程才能够建成完善的体系。系统上线阶段是对前期一切工作的最终,上线是否顺利除了由上线组织工作等因素决定以外,流程设计、系统实现、用户培训和权限设计等工作都决定了上线是否能够成功。ERP系统项目实施过程是环环相扣的`,任何一个环节出现问题都会影响最终的结果。
3.5 运行支持阶段
在该阶段主要开展了单轨运行、项目验收等工作。2008年聚钢集团有限公司ERP系统顺利单轨运行,原有业务和系统不再运行,各项指标均达到集团总部ERP实施要求。
4聚钢集团有限公司销售部门建设ERP系统的实施效果
聚钢集团有限公司销售部门ERP系统建设与应用实践表明,ERP建设方案是切实可行的,其效果已经开始显现。
4.1 内部控制工作逐渐由粗放型向精细化管理转变
金蝶K/3业务单据取代了手工单据,大量手工操作被取代,明显提高了工作效率,缩短了操作时间,尤其是大幅度提高了数据的准确性和及时性,使一些原来专门从事单据整理的岗位逐渐转向数据的比对、分析和研究上,为管理者迅速全面把握企业经营状况、快速做出经营决策赢得了时间奠定了基础。同时,金蝶K/3系统提供了统一的集成信息平台,完全实现了物流、资金流、信息流的“三流合一”,彻底消除了财务、业务、等不同部门因口径不一致造成的数据不匹配的现象。对管理者提高反应时间,快速及时应对市场变化,实现精细化管理,提高民营企业经营分析能力和抗风险能力,增强民营企业竞争力奠定了坚实的基础。
4.2 实现了内部控制信息的共享和透明
实施ERP系统后,建立统一的信息数据库,实现了数据的实时传递、高度透明与共享。ERP系统实现数据共享,原始数据只要一次输入就可以共享使用,实行了统一的信息标准,提供了集成的信息共享与使用平台,有效地打破了单一的、封闭的业务模式,各负其责、各取所需;使经营决策者能够全方位的、深层次地了解业务经营的各个环节,为业务经营的和调控提供了有力的保证。也为民营企业进一步压缩管理层次,实行更深入的机制体制改革提供了技术和业务支持。
4.3 财务工作效率有所提高
ERP系统通过对客户主数据、价格主数据、信用主数据和产品分配主数据的维护以及针对已售未提的控制,提高了对基本数据的管理力度,为直销分销业务的精细化管理,提供了良好的基础数据支持,同时ERP系统具有良好的可扩展性,提供了许多的查询报表和查询方法,可以通过多种方法抽取业务分析所需的各种数据,提高了工作效率。
总之,民营企业实施ERP对于优化业务流程,提升效益都有着积极的推动作用,是增强竞争力的必要手段,能实现民营企业管理的突破,给民营企业带来巨大效益。
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