浅谈信息化管理在展会现场的实际应用

　  【摘要】展会现场信息化管理能给所有参与展会人的最优的参展体验，展会的信息化管理包括展会的展前准备、现场服务、展后的善后服务的全程服务，衡量一个组织能否办好展会的标准不仅在展览的收益上，更在于现场管理上，展会的现场服务表现得最为直接，展会合理而的现场信息化管理不仅提升了展会信息化水平和展会形象，更能获得宝贵的展会信息资源并挖掘利用。
　　【关键词】展会；现场；信息化管理
　　
　　一、展会现场准备
　　展会筹备之中，主办方要围绕整个展会开展很多细节的工作，往往细节的工作直接关系到展会的效果，更关系到展会的品牌是否能延续下去，而这些细节若能做好才能真正能得到事半功倍的结果。
　　（一）组委会
　　1、参展商的验证与登记注册的展商则可以直接拿到自己的相关证卡（可制作个性化或通用证卡，在展会举办前寄送或在现场直接领取）、展会资料、会刊（杂志和会刊）、参展指南、餐券、参展商调查表等。
　　2、专业观众登记观众信息收集（采集观众姓名、单位、职务、地址、电话等基本信息，并对数据进行录入）、相关证卡（根据观众提交的表格和名片等信息，为现场参展观众打印和发放入场证件）
　　3、门禁管理门禁识别系统，是一种高度智能化、既可以实时控制又可以脱机使用的进出口监控和警报管理安全系统。可以有效的协助场馆方、组办方、参展商做好现场的统计、管理、控制和宣传工作，以便统计流量等信息、统计分析。
　　（二）咨询台（服务柜台和留言中心）
　　设置现场触摸屏参观导览系统帮助参与展会的人员自助了解展会的相关情况与相关服务，提高展会参与者的满意度。安排若干个熟知展会各项内容的礼仪人员回答展会期间参展商和观众遇到的问题，例如：卫生间的具体位置等等。登记参展商和观众提出的问题并相应的解决。在展会期间提供一个服务柜台与留言中心是必要的，在这个中心可以提供基本的资料，服务柜台要有足够的空间放置留言板等。设置电话，展会期间保证咨询展会的任何信息都可以畅通。提供留言条，准备足够的笔、电话本、当地服务餐厅指南、地图、观光和购物指南。
　　（三）现场管理小组
　　参展商在报到时可以在展会上向主办单位申请其它服务，如住宿、饮食、租用设备、停车等，办理相关手续及缴费。
　　（四）突发事件应对方案
　　1、紧急医疗在任何情况下都随时可能发生，参加展会的与会者会因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、处于不熟悉的环境，会容易产生种种不适容易发生一些心脏疾病，中风和其他危害生命的病。需要得到展会工作人员的更多照顾。会展的组织者应当通过当地有关部门或机构协助成立一个紧急医疗救护系统，在展会现场安排医疗人员，并与当地的联络，一旦有紧急病人立即安排救护并送到医院抢救。2、每一个与会者都应该知道遇到火灾的应对措施，会展组织者有责任告知客人逃生以及紧急逃生出口，向与会者充分提供预防火灾方面的资料。因此主办单位要印制防火手册，放在资料袋中一起提供给与会者。在展会现场重点检查安全设施配备的完好情况。3、每一个参与者在展会的现场遇到盗窃的时间都会给他们留下一个很不好的印象，与会者会对展会的品牌产生质疑。因此应该在展会期间加强警卫的同时也以书面资料的形式告知相关的防盗事宜。
　　二、展会管理信息化的体现
　　（一）组织管理信息化
　　充分利用互联网、文档、图片资料数字化处理等各种信息技术，提高展会组织效率。减少组织管理中的无章可循。
　　（二）经营服务信息化
　　作为服务业，会展的竞争说到底是服务水平的竞争，而只有实现了信息化管理的服务，才是高水平的服务。
　　（三）战略研究信息化
　　国际上的一些著名的品牌与展览场所，都非常重视来自会展信息化的程度与绩效。应用先进的技术队信息的采集、整理，用信息化的手段加以分析，做出科学的服务用于评估，是会展经营机构生存与的核心竞争力。
　　三、展会后续服务
　　（一）数据分析统计提供数据分析报告，包括门禁流量观众情况、观众调查表、财务项目的统计分析。当展会结束后，参展单位可以通过服务中心索取展位的时段客流情况，这种先进的服务会成为参展单位与客户之间沟通的最好桥梁。