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关于网络报销系统在大中型医院管理优化中的应用
论文摘要：以纸化报销单为介质的传统费用报销模式存在资金预算管理乏力、财务信息滞后、员工满意度低、单据签批占用领导时间长已经不能适应数字化医院改革的进程，网络报销是将电子商务的理念用于组织理财的一项创新，网络报销系统在实现网络报销流程的基础上，通过网络报销、企业网银、金蝶账务处理系统三者的规范对接，实现了对财务数据的自动处理，这将是医院财务继会计电算化后的再次革命。
论文关键词：网络报销 医院财务 电子商务
一、医院采用传统手工报销时的工作流程及存在的弊端
（一）医院员工出差借款到报销的流程
1.借款流程：借款人填写借据—科室主任审批—分管部门审批—分管院长审批—财务部审批—院长审批，手续齐全后到出纳室领取现金支票。
2.出差回来报销流程（有借款）：员工将原始发票报送会计审核并填制差旅费报销单—科主任审批—财务部审批—院长审批，最后手续办好后到财务部有借款先冲借款，余款到出纳处领取现金。
3.无借款报销流程：员工将原始发票报送会计审核并填制差旅费报销单—科主任审批—分管部门审批—分管院长审批—财务部审批—院长审批，最后到财务部出纳室报销。小额领取现金，大额领取现金支票去开户银行取现。
（二）医院采用传统手工报销的弊端
以湖北省十堰市太和医院为例，该院是一家综合的大型三甲医院，中西部区域性的中心医院，员工3000人左右，门诊量14万人次，出院量9万人次，医院医疗收入突破10亿元。临床医护人员在繁忙的工作中，还要奔走在不同地方去找各级领导签字，而医院领导事务繁忙却又经常不在办公室，院领导办公室前总是排了长队等候审批签字的员工。传统手工报销流程已经不能适应医院管理流程优化的要求，弊端有如下几点：（1）传统的报销流程繁琐，周期长，工作效率低下，和医院管理优化流程相悖。（2）人为的预算控制以及在途的报销单据未计入预算，造成预算的数据缺乏准确性和科学性。不能很好的按照2011年卫生部颁布的《新医院会计制度》的规定推进全面预算管理及财务风险的预警管理。（3）医院领导工作压力加大，员工满意度低下。（4）浪费人力物力，不能实现低纸化办公，财务部门工作繁重。（5）财务数据资源不能共享，不利于财务人员进行财务分析和财务管理。不能满足员工和医院领导对财务数据信息化透明化的需求。
这些问题的存在，给医院的财务工作带来了相当的难度。逆水行舟不进则退，在当今医改大潮中，如不主动的提升医院的核心的竞争力，其后果不堪设想。打破传统，革命性的再造财务报销流程，才是医院加速崛起的必由之路。网络网上报销系统从理念上彻底的打破了传统的报销模式。通过单据填写的网络化，业务审批的网络化，财务审核的网络化并通过其优秀的系统兼容性，通过和用友HRP、企业网银等系统的互联互通，形成了一套完善的财务核算的再造流程，极大的提高了医院的财务核算效率。按照医院精细管理的理念，推动财务管理向经营理财型、管理核算型转变。
二、网络报销系统的定义、功能及其应用价值
（一）网络报销的定义
网络报销又称网上报销、报销管理，是基于Internet的财务报销流程。在这一流程下，员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请，领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点根据预算控制、历史报销情况进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，自动生成记账凭证，并可以通过网上银行进行支付。
（二）网上报销系统的功能可以划分为主功能、辅助功能和扩展功能三部分
1.主功能：该部分主要实现了网上报销的核心功能，即从员工提单到领导审批到财务审核的E化功能。（1）员工提单。和传统的填写单据的方式相比，网络条件下的单据填写显得更为简便和高效。对于员工相对固定的信息如部门、账户等都可以通过系统进行默认，同时员工填写的单据可以根据医院的需求灵活的进行设计，其扩展性可以轻松的满足大中型医院的差异化需求。（2）领导审批。系统允许用户根据需要灵活的定义工作流程，并能够动态的对审批流程进行控制。单据提交后会通过邮件的方式向后续环节进行自动通知。领导可以在接到邮件后被动的进入审批，也可以主动登录系统进行审批。审批领导无需担心单据是否该自己审批，系统通过预设，会自动的进行判断。（3）财务审核。系统通过对单据模板的设定使得财务审核变得简单易行。审核会计仅需要简单的进行核对系统自动计算的结果，即可审核通过。
2.辅助功能：为了使主功能更好的发挥其作用，系统设置了一系列的辅助功能。主要包括员工个人信息的管理、灵活的单据查询、个人账务报表、审批效率等。（1）员工个人信息管理。通过该功能，员工可以自助的维护个人常用信息，当员工发生调动或账户变更等情况时，只需要在此进行维护即可。该功能提高了系统的交互能力。（2）单据查询。系统中可以按预设的多种模式进行单据查询，并针对不同的用户类别设置了不同的查询模式。如员工可以通过个人查询，查看到自己历史的报销记录；通过领导查询可以查看到该领导审批过的单据情况；通过部门查询，可以查询指定部门的单据情况。（3）个人账户报表。通过该功能，员工可以清楚的查看到资金的历史报销、借款、核销记录，不仅方便了员工，也为医院财务往来业务的管理奠定了基础。（4）效率分析。为了提高各个环节的审批效率，系统可以实施的对各个审批审核环节进行效率分析，并出具报表。该功能在网上报销系统已经大幅改进医院效率的基础上，运用量化管理的思路，为医院进一步改进效率提供了数据支持。
3.扩展功能：扩展功能是为网上报销系统和其他相关财务系统进行数据交互所设计的功能模块。主要包括账务管理、银行管理。（1）账务管理。为了简化医院的账务处理业务，网上报销系统提供了和主流账务系统的接口，通过这些接口可以将网上报销中的账务数据直接传递到账务系统中去。账务管理模块便是为实现此功能而设计的。单据审批完毕后面临的就是将大量的数据向账务系统传递的过程。为了保证传递到账务系统的数据是准确的，在账务管理中需要对数据进行预处理，这也就是账务管理功能的主要用途。在账务管理中，可以对系统自动生成的发票进行审核，并补充必要的发票信息。同时该功能还担负了发票的状态管理职能，通过该功能可以调整发票在预处理和导出过程中的流程位置，也可以将发票挂起。确定导出的单据可以通过导出请求将数据导入到相应的账务系统中去。（2）银行管理。通过网上报销系统的银行管理，医院财务的支付业务能力会有极其显著的提高。系统通过网上报销的主功能获取准确的付款信息，通过对这些信息的批量处理可以轻松的生成网络银行所需要的接口文件，并传递到网络银行系统中。这使得一个大型医院的付款也仅需要一两个出纳即可完成。
（三）报销系统的应用价值
网络报销系统的应用价值体现在三大模块部分：预算模块；报销模块；分析模块。
1.预算模块的应用价值。（1）统一规范预算支出制度，为医院全面预算管理措施得以有效实施提供基础平台，提高会计信息质量。（2）促进财务业务数据有效结合，加强部门之间信息沟通，控制费用支出合理性，严格执行预算情况控制，达到管理协调统一。（3）全程实时费用动态监管，掌握费用支出流向，真正实现“事前预算控制，事中财务核算，事后报表分析”。（4）提供动态的预算执行控制和预警机制，各级领导可以随时监督执行支出情况。
2.报销模块的应用价值。（1）系统协助医院领导由“被动式管理”向“主动式管理”转变，各级主管可以在任何时间集中签批，实现医院费用支出多级主动监督和审批。（2）系统自定义审批流程，用户能够动态的对审批流程进行查看，并即时关联查询到报销单据，报销单据提交后会通过邮件的方式和短信方式向后续审批节点进行自动通知。（3）财务自动生成记账凭证，大大减少会计手工填写的错误率，简化财务记账工作量，提高财务工作效率。（4）对于报销单据的原始数据进行电子归档，永久保留，并可随时调阅查询。
3.报表分析模块的应用价值。（1）预算报销系统数据实时更新，保证数据准确真实。（2）多年预算数据、支出数据对比分析，趋势分析。（3）报表数据提供权限管理，数据集中、安全。
随着医改不断深化，医院面临的市场竞争加剧，更需要开源节流降低医院的营运成本。网络预算报销系统的出现不仅消除了传统报销流程的弊端，而且也是会计电算化在医院全面推动的有力补充，扩大了医院数字化信息化的范围，更进一步推进医院加强全面预算管理，极大的改善了医院现有财务对费用的控制模式，是医院优化管理流程的又一次进步，更是对提高医院财务成本控制水平具有重大意义的财务革命。
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