对于新形式下的档案管理的创新服务

时间:2012-06-08 编辑:gdyjs 手机版


  论文摘要:当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设主战场服务,为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。

  论文关键词:网络;新形式;档案管理;创新服务
 
  一、从服务手段上来革新

  建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的1种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进1步加快档案信息资源数据库建设,尤其是文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。
  建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,丰富,利用率高。
  电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第1时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文,档案馆(室)自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档,而不需跑到档案馆(室),也不必交任何光盘或软盘。
  开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
  档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。
  开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后,公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势要求,进1步转变工作职能,提高工作效率,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益,湖北省档案局要求2003年全省各级综合档案馆(室)全部建立现行文件服务中心,要求全省各部门、各单位率先向各级档案馆(室)送交现行文件资料,并要求各级档案馆(室)做好现行文件资料的接收工作,搞好现行文件资料的阅览服务。

  二、服务领域上的扩展

  信息服务的化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等1切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人,又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的,人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂,越离不开信息服务。对档案信息的单1需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
  兴办服务实体,发展档案产业。处于信息化社会的今天,从信息资源开发的角度看,档案人员不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发,档案工作者应当树立服务意识和产业意识,面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面:开发信息,帮助引进开发先进技术产品;开发经济信息,为企业结构调整服务;开发市场信息,为企业提供营销机会;开发信息,为企业维护合法权益服务;开发房地产信息,为城市改造和建设服务等。
  加强横向联合,实现信息资源共享。随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的情报,任何1个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立1个完整的社会信息系统,实行1体化管理,充分发挥整体优势。而建立联合目录,实行资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。
  建立联合目录是用统一的著录格式和编排,联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆(室)馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源,使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录,形成,实现资源共享,使各文献部门充分挖掘资源潜力,实现文献资源互补,提高馆(室)藏资源利用率,避免不必要的重复和浪费,因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾,并有利于各级各类档案馆、图书馆(室)馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展,更好地满足社会多方面的需要。

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