拓展研发管理软件浅说实现物资管理规范化信息化

时间:2021-03-17 12:31:54 论文范文 我要投稿

拓展研发管理软件浅说实现物资管理规范化信息化

  摘要:利用管理软件来实现企业的各项管理已经成为一种必然趋势,该文主要对物资及仓库方面的管理做出了细致的论述,可供从事物资及仓库管理工作的人员推广使用。

  关键词:物资管理;四码六位定位;仓库管理

  随着我国市场经济的发展,成本核算、价格确定、利润分配、资源利用等市场因素开始越来越为各企业所关注。随着现代物流管理理念及其物资管理技术的应用,有效利用信息化手段来管理企业,必定成为企业的最终选择。

  1、传统物资管理工作存在的问题

  物资管理是企业管理的重要组成部分,也是产品生产成本核算、经营考核、经营决策的重要基础工作。由于物资的供应渠道较多,物资的品种规格复杂,有的企业不同品种及规格的各类物资达上万种,这给物资的供应及管理带来很大的困难。传统的物资管理工作采用人工填写各种表格、凭证、帐册、卡片、文件等。由于信息是随着时间的变化而变化,各业务部门对信息的使用要求也各不相同,所以要经常按照不同的需用进行不断的汇总、统计,其结果是要做许多重复的转抄工作,不仅浪费人力,而且处理速度慢,效率低下。

  (1)物资使用部门上报物资需用计划,物资名称、规格型号、物资编码等数据不准确,有库存的物资重复上报,导致部分物资无法直接根据需用计划单采购,影响了到货时间,有时还会出现重复采购,增加了库存。

  (2)物资采购到货后,验收员需要给供货商出具手工填制到货收条、登记到货登记本,并在月底根据发票开具情况手工填制各种物资收料单、暂估价收料单、冲暂估价收料单,估价调整出库单等,只能每一类物资制作一张收料单,相同的数据多次重复抄写,容易出错。

  (3)物资入库后,仓库保管员负责物资上架摆放、保管、发放、填写物资卡片等工作,物资发放时只能凭记忆和工作熟练程度去查找,工作效率很低。

  (4)物资需用单位领用物资需手工填制领料单,根据移动加权平均法人工划价,每份领料单据上一般只能填写一种物资,仓库保管员每月底根据各种收料单据及车间的领料单据分类记账,手工分类填写一本本的物资帐簿,每年年底都要重新抄写新帐簿,工作强度很大,出错率高,而且不便于查询。

  (5)财务部门每个月要根据物资管理部门出具的各种单据及手工帐簿签收物资帐并制作各种财务报表与凭证,工作极其繁琐,并且容易出错。

  (6)仓库盘查物资明细及库存情况,所需时间长,其准确性低,工作量很大。

  2、物资管理软件技术的应用

  为了实现物资及仓库的规范化、精细化、信息化管理,新巨丰公司把改进后的物资管理软件技术整合到实际工作当中,并把先进的仓库管理理念融入到该软件内,利用计算机把需要的数据录入到软件内、打印规范化的单据来替代手工填制物资管理方面的各种单据,实现所有物资数据电子存档,在物资上报计划时一次性的录入物资数据即可实现物资计划、采购、验收、出入库及记账等物资管理工作方面的数据,供有关部门、有关人员共享,避免了重复的工作,降低了工作人员的劳动强度,提高了工作效率,保证数据的准确无误并便于查询。

  软件内融入的先进的仓库管理理念是物资的摆放实行四码六位定位法,所谓四码六位定位法是指根据单位实际情况,把存放物资的仓库号(1位数)、货架号 (2位数)、层号(1位数)、位号(2位数)固定下来,四者统一编号,使物资、物资软件帐、物资帐簿、物资材料卡片四相符,这样只要看到编号就可以迅速的知道物资的具体存放位置。例如:货位号325241,即表示3号库,25号架,第2层,第41位。以下根据改进后的物资管理软件及仓库管理新理念具体介绍一下由此产生的新的工作方法与工作模式:

  (1)从物资使用部门上报物资需用计划开始使用改进后的物资管理软件查询物资有无库存,在物资管理软件货品模块内录入相关数据,统一物资名称、规格型号、物资编码等数据,用入库单模块提报计划并打印找相关责任人审批确认后交采购部门存档。采购部门根据入库单模块内上报的物资计划复制、分类、整理、汇总、打印出采购计划单找相关领导审批后,再根据入库单模块内的采购计划单复制、分类制作询价单、订货单报供货商询价与订货。

  (2)采购物资到货验收合格后,根据入库单模块内的采购订货单复制相关信息数据制作物资到货收条并打印,给供货商出具电子版打印收条,每月底根据软件内物资到货收条数据整理、汇总出电子版到货登记簿,打印、装订成册保存。物资在仓库内分类分架摆放完毕后,统一根据四码六位定位法为每一种物资定上货位号,并在物资管理软件内物资货品明细项上予以标注,依据软件内的到货收条数据可以快速打印出所需要的带有货位号的物资材料卡片。物资入库、领用或销售出库、物资出入库明细查询、制作出库单据时,在仓库物资管理软件内按货位号来查找物资,快捷准确。

  (3)物资验收单、暂估价验收单、冲暂估价验收单、估价调整出库单等单据都是根据入库单或出库单模块内的相关数据一一复制制作的,并由以往的手工填制改为打印,在物资管理软件内设计出专用表格模板,然后在软件内制作并打印出所需单据,每张单据内的数据也不用再按物资的种类分别一一制作,最后再把当月的暂估价收料单数据全部汇总整理并打印装订成册存档保存,以备查阅、对帐。

  (4)物资领用或销售出库时也不用再按物资的种类分别一一制作单据,一张出库单上可同时填制多类物资,物资管理软件可自动根据工作需求划价,在软件内设计出库单模板打印出库单据,软件自动根据出、入库数据分类记帐,取代人工记帐。

  (5)财务部门根据物资管理软件内的数据及物资管理部门提供的利用软件设计打印出的各种单据,用很短的时间就可以完成记帐、审核、签收并制作各种所需凭证与财务报表。

  (6)在物资管理软件内设计出物资帐簿专用模板,每月底根据需要分项打印、装订成册,相关责任人签字盖章后由专人保存,取代传统的物资帐簿。

  (7)物资管理部门每月底根据物资管理软件内的物资材料数据可以精确、快速的分类、汇总制作出经营分析报表以供经营决策使用。

  3、物资管理软件的优点