会计电算化环境下企业内控的分析与研究
摘要：随着电子信息产业的不断发展,会计电算化的实施越来越广泛,传统的会计控制方式已不能适应时代的要求,对会计电算化实施后的内控问题也越来越引起人们的关注。文章以适应社会主义市场经济改革与发展的思路及目标为依据,顺应当今网络时代的发展潮流,针对企业内控的有关问题进行探讨。
关键词：会计电算化 网络 内部控制
笔者所在公司是广东省第一批的中级会计电算化培训机构以及省乡财信息化软件的服务商和新中大财务软件的代理商,对湛江市会计人员以及企业和行政事业单位的会计电算化工作进行了全面的接触。笔者作为一名会计电算化培训教师以及一名审计工作者,深感电子信息化对企业和行政事业单位的冲击,使得财务会计系统的环境和内容都发生了深刻的变革,使人们不得不关注会计电算化环境下企业内控的变化。
一、会计电算化下原手工会计控制方法的失效
手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不同。手工会计主要采用结构控制方法,包括设置相互牵制和制约的会计岗位,通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如,总账、明细账、日记账分别记录,结果相互验证;通过对账和内部审计进行账证核对。账账核对,保证记账的明确;为防止滥用凭证或随意毁损、伪造、修改凭证的发生,采用多联套写凭证或预先编码方式等。而在电算化环境中账账核对已失去意义,对输入凭证的审核成为控制的重点,人员分工要通过系统的授权管理才能实现,数据处理流程要由计算机系统来控制等等,计算机会计系统内部控制的内容更为广泛,技术要求也更高。
二、企业信息化的发展对会计电算化工作的新要求
在企业的生产经营活动中,各项高新技术的应用,诸如电子签约、电子交割、电子结算、电子报关、网上采购等现代电子商务技术的应用,都必须要求有一个能够与之相匹配的电算化会计信息系统作为基础,在组织实施电算化会计信息系统过程中,必须对传统的会计业务流程及其相关功能进行必要的调整。
1.会计业务流程的调整。就目前的技术水平来看,会计业务流程的调整主要表现在会计数据的采集上。在会计信息系统中,数据源形式会变得复杂一些,其实时性也会要求得更高一些。例如,在一笔电子结算业务过程中,电算化会计信息系统既可以接受电子数据作为数据源,也可以接受业务发生以后的相关纸介质传票作为数据源。无疑,前者的实时性明显优于后者,但其安全性尚有待于电子商务技术应用的发展与普及。笔者认为,可以以接受电子数据作为即时数据源,同时辅以接受纸介质传票作为验证数据源的方式,重组会计业务流程。这样,才能够满足现代财务管理对电算化会计信息系统的要求。
2.会计业务的功能调整。在一般情况下,作为电算化会计信息系统基础的会计软件很难全面满足上述的多元化要求。但同时,在会计软件的数据库中又确实存储着足以产生相关会计报告所需的数据,这显然是一种功能上的缺陷,对此有两种方案可供选择:第一种方案,要求会计软件提供上述功能;第二种方案,根据工作需要即时进行数据库数据的人工折取操作。若采用第一种方案,系统成本会增大,且很难保证能够满足所有的即时需求;若采用第二种方案,则对相关会计人员的职业素质有很高的要求,并要求他们必须具备很强的计算机相关软件的使用技能。笔者认为,应该将二者结合起来,从而制定电算化会计信息系统的实施方案,即既要求会计软件提供可以预见的各项公用功能,又同时设立会计数据分析员岗位,进行必要的会计数据人工折取处理工作。
三、电算化下内控的现状分析
1.操作员权限设置不当造成内控失控隐患。实现会计电算化后会计部门的工作岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位,其中后者一般分为电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案资料保管员和软件开发(自行开发软件)各岗。由于企业规模和业务量不同,基本会计岗位和电算化会计岗位可在保证会计数据安全的前提下交叉设置,许多电算化岗位可以由一人担任。
在系统中还有一个不参与具体的会计电算化工作,但非常重要的角色———负责系统维护的系统管理员。系统管理员的工作内容决定了其岗位的特殊性、重要性。系统管理员负责整个会计电算化信息系统的正常运行,如系统软件、硬件的维护,系统数据保存,网络服务器、数据库的口令等等。从一定程度上说,基层单位会计电算化实施的效果好坏,决定于系统管理员的工作水平高低。
会计电算化工作中,系统管理员一般由具备条件的部门负责人或会计主管担任,也可指定专人担任。但人们往往将系统管理员与数据管理员、网络管理员混为一谈, 造成工作中职责不明、权限不清。表现最为突出的问题是系统管理员的权力过大,相当多的单位在赋予系统管理员权限时,都能够调用系统的所有功能,有时甚至完全超过了会计主管的权限。
究其原因,主要有以下两方面的原因:一是一些会计软件本身就允许赋予系统管理员全部工作权限,支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权力。二是一些单位对系统管理员的岗位职责认识不清,混淆了会计主管与系统管理员的岗位界限,往往将二者混为一谈。
2.凭证的无痕修改对内控的冲击。在实际工作中,对于已录入并保存的凭证进行修改方式,目前有不少会计核算软件提供了“取消审核”、“反记账”、“反结账”的功能。这些设置给会计人员的会计处理带来许多方便。
所谓电算化会计中“反记账”,事实上也就是将一批原先已经登录到账簿上的发生额从各账簿再予以扣减,使各账簿复至该批凭证登账之前账簿的发生额和余额状态。毋庸置疑,没有人会赞同手工会计下采用“反记账”。对手工的账簿记录,为了保证其有案不可稽,当其发生错误时,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写。同时,对两种出错情况的更正应当分别加以严格处理:一是登记账簿时所发生的错误,“应当将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认”;二是由于记账凭证错误而导致账簿记录发生错误的,则“应当按更正的记账凭证登记账簿”。在实际工作中,由于记账凭证出错而导致账簿记录发生差错时而发生。一般采用两种方式进行相应的修改:一是红字冲销法,二是补充更正法。