加强高校档案管理工作的思考

关于加强高校档案管理工作的思考

　　论文关键词:高校　档案管理　管理方式

　　论文摘要:本文主要阐述了较强高校档案工作的重要性，存在的主要问题及应采取的措施。

    普通高等学校是教学、科研和培养人才的重要基地。高校档案集教育、科研、管理于一体，是社会主义现代化建设不可缺少的丰富的信息资源。高校档案的综合管理和利用是工作之需，也是发展社会主义教育的重要工作之一。高校档案是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料，通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作，形成了可供查找利用的档案。高校档案的形成范围广，内容新旧混杂而丰富，种类繁多，它一般包括四大门类:科技档案、文书档案、人事档案、财会档案。根据《高校档案实体分类法》的划分，它包括如下的十个一级项目的种类内容:党群、行政、教学、科研、仪器设备、基建、产品生产及科技开发、外事、财会等。档案具有非常重要的作用，恩格斯曾经这样精辟地论述，“对事态的真相，现在不可能提出文件来作证据，只有事态本身作为历史陈迹的时候，这些证据才会出现。”高校档案真实地反映了学校各个时期的面貌，对于学校编史修志，和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案，对于发展教育事业，服务经济建设具有很高的开发利用价值。在高校建立统一保管的档案工作实体对档案实行统一管理，便于对本单位各门类档案从管理制度、规范要求等方面进行统一领导，促进档案信息资源的综合开发，同时有利于促进档案整体的标准和档案管理的现代化，有利于实现信息共享。目前，大部分高校已建立起了综合档案室或档案馆。但也存在一些问题，如领导的档案意识、形成档案部门的档案意识有待进一步强化，以提高档案综合管理的水平。同时，要注重做好高校档案信息资源的开发利用工作。(一)广泛应用现代化设备仪器，做好信息共享和网络化方面的基础工作。(二)立足校内，积极开展对外服务工作。高校档案的利用主要是对校内和社会提供利用服务。(三)积极探索高校档案工作为经济建设服务的新途径。例如，可开展多方合作，举办科技成果的展览会、博览会等。

    一、目前档案工作存在问题

    1.领导档案意识淡薄，对档案工作认识不足。长期以来一些学校领导片面的认为高等学校的中心任务是教书育人，对档案工作缺乏认识，不把学校档案管理工作提上议事日程，对档案工作为给与足够的重视和支持对本本单位档案工作存在的问题解决不得力;领导忽视，使高校档案人员处在地位不高，责任不清，难度加大的工作环境中，严重影响了档案工作的顺利发展。

    2.档案管理制度的不健全。要搞好学校的档案工作，必须依法治档，有切实可行的措施做保证。学校在安排整体工作时，必须把档案工作作为重要的工作加以研究布置，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类。归档要求和管理办法，让档案工作走上规范化，制度化的轨道，使档案工作做到有章可循，有法可依。

    3.档案管理人员素质不高。改革者开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。此外，随着校园网络建设和信息技术的普及，高校档案工作继续一批现代化信息管理方面的人才。但目前能达到上述要求的高校档案管理人员为数不多。

    3.管理方式落后。高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加苦难。

    二、高等学校档案工作应采取的措施
    4.强化档案意识。首先是高校领导者思想观念的转变。校级领导是学校各项管理工作的高层决策者，指挥官和组织者。强加对学校档案工作的指导是做好高校档案工作的关键，学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案工作的效果。因此加强档案工作，必须不断提高领导者档案意识，加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入领导者的议事日程。其次，解决档案工作中的实际问题，包括人力，物力，财力等方面，以及解决有关档案安全保护，有效利用等实际困难，做到把档案工作的发展与学校教学，科研等工作的发展同步前进。端正一种认识，不把档案工作当作“闲差”，采取轻视态度，意识明确职责，根据档案部门的法定只能和每年布置的工作任务，真正把档案工作做到位，不是意见轻而易举的事。就档案部门来讲，履行行政职能，需要进行监督，检查指导;履行事业只能，每年都要大量收档案进馆，需要规范管理，充分利用，发挥应有作用，就立档案单位来讲，文书档案，会计档案，科技档案等8大门类档案，需要收集集全，整理规范，安全保管，有效利用。一是转变思想，档案的价值和档案工作的作用，具有比较明显的滞后性，延展性的特点，好比酷暑缝棉衣，隆冬做单鞋，以备后用。档案事业是功当代，利在千秋的事业，作为档案工作者，如果身心懒惰不想干事，本市不强无能干事，经费缺乏没法干事，有些工作不做或不到位，似乎无碍大局，领导不追不问，自己心安理得，势必给今后工作造成严重影响。档案工作每件事都是实施，都要实实在在地去完成，没法偷工减料，不允许混日子，兢兢业业，严肃认真，才符合档案部门和档案工作的职责和要求，符合党性原则和事业原则，才是值得提倡的。三是真正重视。档案工作，需要做的事很多，都要人干，要有钱干，要有人才保证和经费保证;要有事业心，责任感的人干，有知识，有能力的人干。干事要钱，建房，维修，设备，管护，学习培训，检查指导，样样都要花钱。因此，各级领导要认真明确，思想重视，切实创造条件加以解决。

    2.建立健全档案管理制度。高校档案部门要在上级主管部门及分管校长领导下，依据档案法结合本校实际，制定本校档案管理人员岗位目标责任制，把完整的系统的收集整理档案工作，纳入基层领导和档案管理人员的岗位责任制，并与考核，奖惩，定制挂钩。一次激发档案工作人员的积极性和创造性，发觉潜力，推动学校档案工作向前发展。

    3.科学建设管库。今年来高校处在不断扩招之中，但是大多数高校的教育经费并没有相应增加，也缺少相应的科学规划体系。因此，应该加大资金投入，对管库建设进行科学规划，使各种新载体的档案顺利进馆。同时建立专门的陈列，展览场地，使馆藏建设有单纯的“数量型”逐步转化为数量与质量“并重型”。

    4.坚持依法治档。我国梢案法》以及相关的条例，办法都对档案工作提出了原则性要求，这是档案工作应遵守的准则。但是，社会在不断变化，档案的法制建设也应进一步更新，完善。只有根据档案工作的需求，不断完善档案工作的有关法律条规，并加大对相关法规的宣传，增强法制观念，做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，才能促进高校档案工作者档案法律意识的进一步提高，努力为依法管理档案事亚营造一个良好的社会氛围，确保依法治党顺利实施。

    5.提高高校档案工作人员素质。首先，要强化档案工作人员的职业到的观念。在坚持依法治党的同时，加强档案工作者的职业道德教育，做到奉公守法，敢于负责，充分做到法制和德制二者的有机结合。其次，要加强档案工作者的业务素质。高校的档案工作应及时把最新的档案管理办法和相关科技知识运用到日常工作中去，同时完善档案工作者的知识结构，培养精通档案专业知识，懂计算机，会外语的复合型人才，提高档案工作者的综合能力，引导档案工作者尽快适应不断变化的形势。最后，要充分利用高校资源进行在职教育。为适应教育和学习终身化的要求，应建立和完善档案专业技术人员继续教育制度和档案业务人员持证上岗制度，大力开展以岗位培训和继续教育为重点的档案工作者在职教育，进一步提高档案工作者的素质。

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