浅议用ERP增强企业内控管理论文

浅议用ERP增强企业内控管理论文

　　财政部在2001年6月22日发布的《内部会计控制规范——基本规范(试行)》(以下简称《规范》)中将内部会计控制定义为:单位为了提高会计信息质量、保证资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序,并提出了职务分离、授权批准等具体方法。近年来,随着市场经济体制的建立和完善,我国企业逐步加强了对内部会计控制(以下简称“内控”)的重视程度,纷纷在《规范》的指导下制定了具体的内控制度并采取了相关措施。但是从陆续爆出的资产流失、会计造假等企业丑闻可以看出,控制效果不尽人意。出现问题的一个重要原因是落后的控制手段不适应日益复杂的控制环境和控制程序,极大地阻碍了内控目标的实现。随着我国企业信息化工作的开展,以财务会计管理为核心的企业资源计划(Enterprise Resource Project)(以下简称“ERP”)在企业中得到了推广和应用。充分利用这一系统,通过信息化手段进行内控,可以提高控制效率,加强控制效果,促进内控工作顺利开展。

　　现有企业会计控制的局限性

　　由于技术条件的限制,目前我国大多数企业主要通过人工操作、现场检查等手段实施内控。在现代企业中,仅仅依靠这些传统的手段无法满足内控的要求,其存在的局限主要体现在以下两个方面:

　　1.控制效率低下。在相互牵制、相互核对、检查监督等重要的内容措施实施过程中,包含大量的信息提取、传输和校验等工作。现代企业的经营环境复杂、经营内容广泛、地理分布辽阔,信息处理工作量非常大。如果采用传统手段,不仅速度慢而且花费大。现代经济学理论认为,制度能否得到有效执行的一个关键因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及经济效率低下可能造成企业的内控制度流于形式。

　　2.难以避免主观因素的影响。现代企业提倡“以人为本”的管理理念,因此在制度的制定和执行过程中不能忽视人性的弱点。在我国企业,通过人工进行内控难以逾越以下两个障碍,给企业留下风险隐患:1.人情障碍。我国社会有重视人情关系的文化传统,在对关键环节的控制中,难免发生由于控制人“抹不开面子、迈不开人情”而丧失原则的情况。

　　3.素质障碍。员工在内控程序执行过程中,由于生理、心理条件的限制,难免发生错误或疏漏。

　　利用ERP系统进行内控的优势

　　财政部在《规范》中要求:内部会计控制应当涵盖单位内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位,并应针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。

　　ERP系统是一个财务会计导向的全面企业集成(TEI)系统,管理整个供需链(theEntireSupply&DemandChain),权衡供需链上各个实体的价值,实现对制造、财务、客户、分销和供应商的业务流程管理。因此,ERP系统的管理范围与《规范》的控制要求基本相符,利用ERP系统可以在产、供、销等各个环节采取措施,实现对人、财、物的全面控制。

　　利用ERP系统,采用信息化手段进行内控可以有效弥补现有人工会计控制的缺陷。一方面,通过计算机和网络进行信息处理和传输工作,可以极大地提高工作效率;另一方面,通过软件系统实施控制,可以克服人为因素的干扰,做到一丝不苟、铁面无私。

　　利用ERP系统进行内控的方案设计

　　1.事前控制,在系统中主要可采取以下预防措施:

　　(1)预算控制。将企业的整体目标中分解为具体的控制项目和明确的控制标准,并落实到相应的责任单位或责任人。在经济业务发生时,系统将自动将实际情况与预算目标进行比较,对不符合目标的业务操作进行否决或提请授权机构决策。

　　(2)授权控制。根据企业的组织结构及员工的岗位责任,设置每个员工对系统的操作权限以及对信息的查询范围。系统将保证企业的各项业务活动均是由被批准或被授权的员工执行。

　　通过ERP系统进行事前控制最大的好处是可以增加控制的客观性,克服控制过程中的人情障碍,保证相关政策得到严格的执行。

　　2.事中控制,主要是对操作程序进行控制。根据1978年诺贝尔经济学奖得主、美国教授赫伯特?亚?西蒙(Herbert.A.Simon)倡导的“有限理性”理论,只要程序合理、过程规范,结果理性自是程序理性的必然结果。通过系统可以进行以下程序控制:

　　(1)业务操作控制。以信息传递为线索,以企业的规章制度为标准,将费用报销、库存管理、产品购销等经常性业务的流程加以规范,并通过环境设置、条件选择、事项驱动等软件技术将其体现在系统中。在日常经营活动中,系统将自动拒绝不符合规范的操作步骤。

　　(2)会计系统控制。主要可以在以下几个方面采取措施:1.会计科目、通过设置一套名称准备、内容完整、归类繁简适度的会计科目,规范会计核算过程,方便监管信息的提取;2.财务政策:由系统根据预先设置的标准,自动完成折旧计提、费用摊销等工作,杜绝利用相关政策人为调节会计利润的现象;3.会计报表:利用取数公式,直接根据会计帐簿生成会计报表,保证报表数据真实、完整。

　　通过系统进行事中控制,可以有效控制在制度执行过程中,人为因素带来的各种随意性、欺骗性,提高内控的稳定性、可靠性。

　　3.事后控制,在系统中主要可采取以下检查措施。

　　(1)数据核对。系统可自动核对内部外部数据的发生额及余额是否符合指定的逻辑关系,并把异常情况及时提交给相关的监控部门。其中,内部核对是指在各个子系统之间的核对,如财务部门记录的往来款项是否与销售部门实现的销售情况相符,财务部门掌握的库存变动是否与物管部门实际的出入库情况相符等等;外部核对是指通过接口将系统数据与外部数据进行核对,如通过电子对账单核对企业收付的资金是否与银行记录相符。

　　(2)风险评估。根据企业面临的各种风险,如筹资风险、投资风险、经营风险、环境风险等,设计风险模型,并转化成具体的控制项目及风险指标。系统可定期搜集相关数据,根据风险模型,还原成企业面临的风险状况,生成风险评估报告。

　　(3)检查计划完成情况。系统可定期将企业的实际绩效与计划目标相比较,分析各项具体工作的进展情况及其变动趋势是否符合要求。

　　(4)检查制度执行情况。通过搜集整理员工的日常操作,系统可定期分析员工的工作内容及行为方式是否合乎规范。

　　通过系统进行事后控制可以确保检查报告的客观性、可靠性,提高检查效率、降低检查成本,有利于企业及时发现在目标实现及制度执行过程中的各项偏差。

　　运用ERP实施会计控制的重要提示

　　从以上措施可以看出,ERP系统可以在提高会计信息质量、保证资产安全、保障制度执行等各方面发挥作用。但是,技术不是万能的。首先,并不是所有的控制目标都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通过程序进行模拟。仅凭ERP系统不能保证万无一失。全面、有效的内控离不开信息手段与传统手段的协调配合。其次,ERP系统只是一种工具,能否发挥作用取决于管理当局的支持程度、系统使用者的素质和态度以及企业的文化传统、经营方式等环境因素。因此,只有将管理思想与信息技术完美结合在一起,才是企业内控有效的解决之道。

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