高校院系资料室建设中存在的问题及对策论文
论文摘要:高校院系资料室是高校文献保障体系的重要组成部分,在高校教学、科研中发挥着积极作用。本文对当前高校院系资料室建设存在管理体制不顺、运作机制不灵、工作手段落后、服务水平低下、专业特色不强等问题。必须通过实施改革管理体制,理顺与校图书馆关系;创新运作模式,转换作业机制;突出专业特色,提高服务水平;加强业务培训,提高资料员专业素质等对策予以解决和改正。
论文关键词:高校资料室建设专业特色
高校院系资料室作为教师、学生查阅文献信息资料、获取情报信息、进行自修和切磋学术的重要园地,是高校图书情报系统的重要组成部分,是图书馆工作的延伸和补充,由于其资料专业性强、藏书系统性好、藏书质量高、利用方便、服务对口等优点而深受师生欢迎,成为高校中重要的教学、科研基础设施,在推动高校教学、科研方面发挥了积极作用。然而,随着网络和现代信息技术的日渐普及和广泛应用,高校图书馆的数字化、网络化建设的蓬勃兴起,传统的图书情报工作面临着许多新的挑战。因此,高校院系资料室如何面对当前的网络时代复杂情况,加快改革和创新,建立适应的管理体制和机制,充分发掘和利用其优势和潜能,使传统的信息服务内容和方式重新焕发生机,已成为当前院系资料室建设的重要而紧迫任务。
1 当前院系资料室建设存在的主要问题
1.1 管理体制不顺畅
目前,大多数院系资料室与学校图书馆的关系没有理顺。校图书馆是学校建制单位,由学校管理;院系资料室属院系建制,由院系行政管理,只走业务上由校图书馆指导。而实际上,资料室人员除了人事、劳动纪律属院系管,职称聘定上与校图书馆有关系外,其他的比如业务上的指导、进修、交流、水平提高等,都无人管理。资料室基本上独立校图书馆之外,校图书馆对资料室无约束力,它们各自为政,相互之间处于封闭、孤立状态,各行其是,在购书、采编、日常管理等方面很少或根本不联系,更谈不上协调。这样不仅容易导致文献品种少、重复率高、利用率低,造成图书经费、人力、物力和时间等资源的浪费,而且容易导致文献共享障碍,降低文献资源利用率,影响图书情报功能的正常发挥。
1.2 运作机制不灵活
由于院系资料室与校图书馆不具有统属关系,同时院系资料室之间也存在着管理归属和行政领导的差异,因此,各个院系资料室的运作基本上是一种“内运作”模试,即封闭式模试。资料室只是为本院系师生提供信息资料服务,不对外院系师生开放,与其他资料室和校图书馆缺乏交流和联系。这种封闭性的“内运作”模式严重影响了信息的开放性和文献资源的共享。另外,大多数院系资料室缺乏”读者导向”的观念,没用建立清晰的资料室服务作业流程,价值链管理体系处于空白状态;资料室的服务仍沿用传统的手工式、板块式、分散式的作业机制。
1.3 工作手段落实不到位
由于受投入经费的限制,目前高校院系资料室能够利用计算机和网络为主的现代化设备管理文献资料的不多,大部分资料室的工作仍然是传统的服务方式,图书资料的采购、分类、编目、借阅依然以手工操作为主。更有甚的是有些资料室,对现有室藏文献,没有编制室藏目录,不少师生在查找图书时,不能快速、准确地找到所需要的信息资料。还有,由于院系资料室上图书馆的关系尚未理顺,在网络化建设方面远远落后于图书馆数字化建设,尽管很多高校的校园网已经开通,院系资料室却未设终端机,一些资料室甚至只是利用一台微机将其可收集书报期刊等文献录入了事,远远未达到信息资源数字化、信息传递网络化及信息利用共享化的要求,从而不仅使其文献收藏能力受到极大限制,而且使其变成一个孤立的小型藏书机构,不能实现资源共享,不能充分发挥其专业特色的势,大大降低其应有的价值。
1.4 服务水平低下
由于历史原因,院系资料室工作人员素质普遍偏低,特别是近些年来,一些高校压缩岗位编制,往往把一些既不熟悉资料业务,又缺乏学科专业知识和不具备现代化管理工具使用能力的人员安排到资料室工作。因此,资料室管理人员队伍很难适应新形势要求,导致服务水平低下,很难开展研究型情报服务、定题跟踪服务等深入文献资源内部特征的高层次服务,并且在文献资料服务中欠缺标准化和规范化。甚至有些资料室工作人员连简单的电脑知识也不懂,更谈不上操作计算机来为读者服务,只能从事简单的图书登记、盖章、上架、出借等服务工作。
1.5 专业特色不强
院资料室的文献资源建设本应以满足本院系学科需求为中心突出专业特色,但许多高校资料室除了收集与本专业相关的文献以外大量订购一般性文献资料,这样不仅造成本资料室文献与图书馆文献资料重复,也易造成与其他资料室的文献雷同,从而,浪费学校有限的图书经费。另外,在院系资料室应该收集的文献内容上也存在着偏差,大多数院系资料室往往只是注重获得那些外来的.相关文献,忽略了那些图书馆不容获得的却与本学科专业相关的内部文献资料收集,如教学、科研过程中自然形成的各种原始资料:教学大纲、教材、教案、考题、评分标准、科研档案、毕业科研论文、学术会议资料等。其实,诸如此类的文献资料对于本院系教学、科研都是十分重要的文献资料,应当高度重视才是。
2 解决院系资料室建设存在问题的对策
2.1 改革体制,理顺关系
由于信息技术、通讯技术和计算机网络技术飞速发展和广泛应用,图书情报工作已经并继续发生巨变,高校图书馆和院系资料室必须改变各自为政的散乱状况,应该加强统筹规划,建立起统一协调发展机制和结构合理的文献资源保障体系,实现全校文献资源一体化,特别要注重加强校图书馆的中心地位,努力突出校图书馆在文献信息资源整体化、网络化、数字化建设中所发挥的组织协调作用,学校各院系资料室真正并入到全校的图书情报保障体系中,变成为学校图书馆的”分馆”,资料室人员的业务与职称、编制由校图书馆统一管理。这种新的管理体制有利于对全校文献资源统一规划、统一管理、统一布局,实现图书情报资料一体化;可减少书刊建设的重复与遗漏,节约经费,增加文献的种类,有利于学校总体文献资源建设。
2.2 创新运作模式,转换作业机制
为了使图书情报工作适应网络化、信息化技术发展要求,院系资料室必须改革原有的封闭运作模式,构建开放式、互动式、网络式的扁平结构,使其在开放状态下运行,打破院系资料室与图书馆、院系资料室之间的“内封闭”状态,使校图书馆和各院系资料室形成一个网络和共享资源的新联合体,构成一个以校图书馆为中心、各院系资料室相互协助、相互开放的多功能、多层次服务的文献情报网络系统,从而大大提高全校信息资源的使用效率。另外,要革新院系资料室传统的作业方法,通过网络建设和服务流程的重组,加快作业速度,提高作业效果。院系资料室可以根据教学科研需要,从网络中搜集与本院系专业相关的文献资料、情报信息分门别类地进行筛选、整理、加工,使之系统化、有序化,便于师生查找和使用,或是将有关信息以电子邮件方式向教师提供信息和导航服务,这样大大提高了效率,方便了读者。
2.3 突出专业特色,提高服务水平
首先,院系资料室发挥专业特色优势,开展特色化信息服务。院系资料室的藏书建设应以本学科、本专业的需要为中心,根据专业的性质、服务对象及学科发展趋势来决定收藏的重点和范围。院系资料室在采购书刊资料时要紧紧围绕本院系重点专业和新开设专业的教学中所涉及到的内容有所倾斜来制订采购计划;在搜集资料和开展定题服务等工作中也要对重点专业和新开设专业有所侧重;同时,在采集收藏内部文献资料时,特别要重视采集收藏其他学校类似本院系的重点专业和新开设专业的内部文献资料,如教学大纲、教学计划、知名教授的科研报告,学术会议资料、历届毕业生的论文集等。其次,要加强网络设施建设,改善文献信息服务条件。院系资料室要尽快普及计算机操作技术,配备与之相适应的打印机、传真机、复印机、扫描仪等设备,使资料室文献信息的搜集、加工、整理、存贮、传递、咨询和检索都能实践现代化。同时还要有目的地筹备并建立电子阅览室,以满足师生的网上文献信息查询及光盘数据库检索的需要。再次,院系资料室要结合专业特点,根据自身的资源优势,制作目录清晰、结构合理、内容独特新颖、具有本专业特色的网页,开设网址,将资料室的信息资源与图书馆的信息资源在校园网上并网运行,实现资源共享,提高信息资源的利用率。
2.4 加强业务培训,提高资料员的专业素质
院系资料室要完成好《普通高校图书馆规程》中所提出的任务,真正成为”全校文献保障体系的组成部分”,关键是要建立一支高素质、高水平的专业化资料人员队伍。首先,要有良好的职业道德,爱岗敬业,有全心全意为师生服务的精神。一个称职的资料员就是充分利用在院系工作熟悉环境并与师生联系比较密切的优势,可以随时主动征求师生对专业文献信息的需求和建设,并及时将信息的处理结果反馈给师生。手勤就是充分利用计算机和网络设施,为师生广泛地搜索引擎收集专业信息。眼勤就是保持高度的信息敏锐性,经常翻阅,浏览与本专业相关的文献资料,包括印刷型文献、电子型文献和网络型文献,密切关注本专业、本学科的最新发展动态和热点、难点问题。脑勤就是对已经收集到的各种专业信息进行科学有序的整理,分析和提炼,以满足不同层次和不同对象的需要。其次,要有较强的工作能力和业务水平,较熟练掌握图书馆情报知识和应用技能,基本了解本院系专业所涉及的基本知识,具备一定的计算机和网络的基本知识和操作技能,还具有一定的外语水平和科研能力。因此,必须加强对院系资料员培训工作。要通过继续教育、在职学习、外出进修、参加专业培训班、出席学术会议等形式,提高资料员的思想道德品德、专业素质和业务操作能力,特别要强化计算机网络知识及其应用技能的教育和培训,还要注重专业知识的更新,提高自身专业化水平。院系领导要重视资料室工作人员队伍建设,积极为其提供专业学习和技能培训的机会和条件,从而使资料室拥有一支高素质的人员队伍,更好地为院系教学、科研提供良好的信息服务。
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