出版合同管理思考的论文
摘要：随着出版业的数字化转型升级不断推进，出版社从传统的图书出版商逐渐向内容服务商转变，对内容资源的多媒体传播成为大势所趋。在此环境下，出版社通过对出版合同实施科学有效的管理，完善合同格式文本、加强合同审核和存档管理，可以取得更多的版权资源并使其最大限度地增值，提升自己的核心竞争力。
关键词：合同管理；格式文本；合同审核；版权资源管理
出版合同是著作权人与出版社达成的明确双方权利义务关系的协议，是规范作品创作、出版、传播等行为的法律依据。对于出版社来说，获取版权资源主要源自于出版合同，因此，出版社合同管理部门做好出版合同管理工作，主动应对新形势，完善合同格式文本，处理好合同中的细节问题，加强合同审核，预防经营风险，有效利用版权资源，助力企业稳定发展，已是当务之急，应给予高度重视。
一、制定出版合同格式文本应注意的问题
我国《合同法》《著作权法》及其实施条例，以及相关行政法规、规章和一些规范性文件对出版合同的内容都有专门或部分的规定，这些是确定出版合同性质和合同基本条款的总原则。国家版权局公布的《图书出版合同》（标准样式），为图书出版合同提供了重要的参考文本，在标准样式的基础上，各出版社会结合自身出版领域、选题类别和营销运作方式，制定相应的合同格式文本。出版社合同格式文本制定应注意以下问题：
1、基本信息
即合同双方基本信息，该信息内容应该真实、准确、完整。合同基本信息通常体现在合同首页，包括三部分内容，即甲、乙双方（著作权人和出版者）的基础信息和拟出版作品的信息，具体包括甲乙双方的姓名（名称）、地址、联系方式、联系人等，作品的名称、作品署名、创作方式等。如果是引进版图书，还应该包括译者、原作者、原版权所有者、著作权合同登记号等。
2、授权范围
授权范围包括出版发行的地域范围、文种、图书专有出版权和其他出版传播方式、委托翻译、版权代理权等。授权范围应尽量广泛，双方权利义务应清晰明了。在合同中要明确约定地域范围，可以选择仅在中国大陆，也可以约定为中国大陆及台港澳地区，或约定为某个或某几个国家等，最宽地域范围为全世界。文种要从中文简体版、中文繁体版、外文版（一国或多国语言文字）中选择，国内出版发行的图书通常为中文简体版，繁体字版、少数民族语言文字版、中外文对照版、外文版等也时常采用。出版传播方式需要明确纸质图书的专有出版权，可供选择的有电子出版物、音像制品、声音版权、信息网络传播权等。此外，还有版权代理权、委托翻译权、改编权、报刊转载权、表演权等。出版社作为被授权方应恪尽职守，保障授权方作品得到合法传播，并努力为权利人实现利益最大化。
3、出版社免责条款
合同格式文本应明确：著作权人承诺其权利具有完整性，保证没有侵犯他人权利，如果涉及侵权给出版社带来不利影响或损失，著作权人要承担全部法律责任并赔偿损失，此条款也被称为出版社免责条款。除出版合同外，委托创作合同和委托设计合同，也要约定著作权完整性条款，若受托人创作或设计的作品侵犯他人著作权而给出版社造成损失，出版社可以向受托人追偿。
4、出版条件
出版条件指为出版本作品双方应履行的作品质量和经济利益承诺。有几种情况：
（1）内容质量要求。
出版社可以在合同格式文本中写明原则性的内容质量要求，这些要求包括《著作权法》及其实施细则、《出版管理条例》等相关规定中对出版物内容的重要规定。具体产品的个性化要求以附件形式另附详细的编写要求。作者交稿时，编辑要对书稿进行初步审查，如果不符合合同约定的质量要求，出版社可以退给作者修改，或退稿取消出版。如果不做内容要求，则作者交来的书稿质量是否合格缺乏明确的判断标准，容易产生争议。
（2）稿酬。
主要分出版社向作者支付稿酬和作者自愿放弃稿酬两种情况。出版社支付稿酬。出版社向作者支付稿酬的形式包括：支付版税、一次性付酬、基本稿酬加印数稿酬等。版税分固定版税率、递进版税率、一定数量以上支付版税等形式，结算时间、结算周期、支付方式等。作者放弃稿酬。经双方合议不支付稿酬的应该注明。根据《著作权法》的规定，出版文字作品，出版社应该支付稿酬。如果不写稿酬一项或含糊其辞，一旦作者主张支付稿酬，发生争议时，出版社容易陷于被动。
（3）出版经费。
近年来，作者自筹经费出版的情况越来越多，双方达成出版意向，约定作者向出版社支付一定的出版费用的，要在合同中明确支付金额、支付时间、付款方式、收款方账户、款项用途等。
（4）作者购书和赠送样书。
作者承诺购买一定数量的产品，出版社承诺以一定的价格结算，结算的时间、付款方式等都应在合同中明确规定。出版社向作者赠送样书的数量也应该明确注明数量。
5、违约责任
出版合同应约定违约责任和免责条款，有些项目签订合同与出版时间相隔较长，环境发生变化，会导致一方或双方不能依照合同履行，也有一些违约情况是由合同一方当事人造成的，所以双方应事先约定违约责任。一旦出现违约情况双方应友好协商解决，如协商不成，可以依据违约条款赔偿，违约赔偿约定的双方权利义务应该是对等的。免责条款是约定当发生自然灾害等不可抗力导致合同不能履行时，双方都不负赔偿责任。因国家政策变化，行政审批机关审查不符合出版要求被撤销出版的，也视为不可抗力，适用免责条款。
6、合同有效期
根据我国《著作权法》的规定，出版者享有专有出版权的保护期为十年，这就意味着出版合同有效期最长为十年。出版社合同格式文本一般应将合同有效期设定为最长期限十年。合同期限过短的，不利于出版社对作品营销推广做长远打算，最终也不利于维护作者利益。有些著作权人认为把权利攥在自己手里更主动，不愿意将合同期限确定为较长期限，只是约定为三年五年，甚至更短，这样对双方都是很不利的。较长的合同有效期有利于出版社持续推广传播作品，并开拓多种媒体形式，将产品价值发挥到最大，实现出版社与作者双赢。需要注意的是，出版合同的生效日期与出版合同的有效期起始日期是不同的，在合同中要明确合同生效日期是自双方签字盖章之日起算，合同有效期起算日期则自作者交稿或者出书之日起计算。这样约定是因为合同签订日期与作者交稿或出书相隔时间很难确定，实际工作中经常出现作者推迟交稿的情况，还可能存在出版社出书过程较长的情况，如果合同有效期自签订合同之日起算，而合同期限又较短，可能尚未出书或刚刚出书不久，合同就已经到期，出版社难以对作品充分地进行推广传播。
7、形象标识
为了体现出版合同的严肃性和出版企业文化内涵与品位追求，出版合同可以用印有出版社名称和标识的特制的纸张打印，在形式上给人一种尊严感和庄重感，促使双方谨慎对待每一条款，认真签订、严格履行。
二、合同审核中应注意的问题
因选题项目不同，每个特定合同的具体条款也不尽相同。在审核合同时主要应注意签约人的主体资格是否具备、合同格式文本设定的选项填写是否齐全以及合同附件和补充协议是否规范完整等。
1、审核签约人的主体资格
著作权人是对作品享有著作权的人，包括自然人、法人及其他组织。在合同审查时，应注意签约人（通常应该是著作权人或受托人）是否具备著作权人主体资格。自然人著作权人一般是作品的作者，如果是多名作者共同创作的作品，著作权属于多人共有。实践中需注意的问题是，在签订合同时，如果只有一人代表其他作者签订合同，签订人应当出示其他作者的授权委托书，以免将来发生争议。作者为法人或其他组织的，应当由法人单位的法定代表人或其授权代表签订合同，否则一旦法人单位不认可该合同，合同签订人不具备合同主体资格，导致合同无效，出版社会陷于尴尬和被动。如果作品为汇编的多人创作的已发表的作品，则汇编作品的作者应征得原作品著作权人的许可，出具原作品著作权人的授权书。否则，未经许可使用他人作品，属于侵犯著作权行为，对方可以主张赔偿。如选编期刊已发表的文章结集出版专题图书，如未征得文章作者的许可，擅自出版，文章作者可以要求赔偿。
2、审核合同格式文本选项填写情况
合同格式文本上的各种选项要根据双方的约定填写清楚，不能有遗漏的空白条款。如授权范围、交稿时间、出书时间、书稿字数、产品规格、稿酬约定、书稿内容质量要求或编写方案（可以作为合同附件）、样书数量、作者购书折扣、纠纷解决方式、合同有效期等作品都应该明确、具体地完整填写。任何一项不填或者填写不当，都会给以后选题的实施埋下隐患。如发现疏忽漏填或填错，相关人员应及时向编辑人员指出，提出修改完善意见。
3、审核合同附件和补充协议
合同附件和补充协议与合同具有同等法律效力，应高度重视。需要以附件形式作为合同补充内容的，应该将附件附加在合同之后，并在合同中注明。审查时，应注意合同中注明的附件是否存在，以及附件是否在合同中已被注明。通常书稿的编写要求、目录、大纲，以及作者的授权委托书等可以作为附件。有些特殊事项不在合同格式文本中，需要双方签订补充协议予以确认，审查时需注意补充协议与主合同的关系，二者不能存在矛盾，通常是主合同未尽事宜规定在补充协议中。也有一些在合同履行过程中出现的新情况，双方认为有必要以书面协议形式加以规范，可以根据需要签订补充协议，以书面的形式将双方的权利义务固定下来，避免口头约定随意性过大的弊端。
三、合同档案与版权资源管理应注意的问题
1、合同原件存档管理
合同原件是当事人双方的`权利义务依据，应妥善保管，切忌遗失。在签订合同时，合同原件应至少一式两份，合同甲乙双方各执一份。出版社合同管理部门（通常是总编室）保存合同原件。合同一经签订，合同管理部门即盖章、登记、编号、存档。将已发稿并申请到书号的图书出版合同和未申请书号的图书出版合同分别存档，对于前者，合同管理人员要将书号填写在出版合同上，并按照书号顺序排列存档。这样，就将合同与特定图书紧密地结合在了一起，且同一时期出版的图书其合同连续保存在一起，可以通过书号来查找，十分便利。
2、合同电子文档管理
除合同原件外，每份合同都应当在存档前进行扫描，形成合同电子文档加以保存。电子文档的保存，不受物理空间和条件限制，更便于长期存储和检索查阅，应该受到重视。合同电子文档可以通过合同编号、合同类型、项目名称、项目所属部门、合同签订时间、著作权人等各种条件进行检索，有了合同电子文档，一般情况下就不需要翻阅合同原件了。
3、合同关键条款管理
合同关键条款是合同双方最关切的涉及双方最重要利益的条款，在合同履行中起主导作用，应予以特别对待。合同关键条款包括稿费约定、授权范围、样书数量、交稿和出版时间、合同期限等。合同管理人员在登记合同时就要将合同关键条款加以提取，形成便于迅速查阅和监督实施的数据文档。在出版社信息化业务管理系统中，可以通过提取合同关键条款，各工作环节互通互联信息共享，实现编、印、发、财等部门协同配合。
4、版权资源管理
版权资源与出版合同有直接的关系，在出版业走向多媒体传播、出版产业融合迅猛发展的今天，出版社与著作权人签订出版合同，不仅希望拥有纸质图书的专有出版权，还希望取得相同内容多种媒体传播、多种形式传播的各项权利，从而获得更充分的版权资源。事实上，除一些单独授权协议外，许多情况下，出版社在与著作权人签订图书出版合同的时候，就已经获得了诸如信息网络传播权、改编权、报刊登载权、独家版权代理权，以及出版电子出版物、音像制品等权利。因此，出版社因合同而取得的版权资源，不单纯是纸质图书的专有出版权，越来越多的是适应网络、电子、音像等多媒体出版传播的各项权利。当前，如何有效管理和充分利用版权资源成为复杂而重要的问题。在合同管理中，要对出版社取得的各项权利加以分类管理，包括版权资源的来源、内容分类、权利种类、权利期限、资源使用、收益分配、合作方等。在出版业务管理系统中，应加强版权资源管理的精细化设计，将现代技术手段与科学的管理思想相结合，使版权资源得到有效管理与使用。
出版合同的管理不是一成不变的，特别是在当前出版转型和媒体融合的新形势下，合同格式文本需要随着行业发展和市场环境的变化而不断更新完善。出版实务工作者需要密切关注行业发展趋势，不断研究新情况新问题，探索更加切实有效的出版合同管理方法。
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