加强高校档案编研的主要对策分析论文
论文关键词:档案编研 理念 对策
论文摘要:文章从高校档案编研的现状出发，探析了高校档案编研的基本理念，提出了高校档案编研的基本方略。
随着高校办学规模的扩大，对档案的要求，无论是档案的规范性，还是档案的创新性，都越来越高。如何加强高校档案资源的开发与利用，如何使高校档案管理适应现代高校发展的要求，这是高校档案馆及其管理部门面临的又一重大课题。笔者认为，必须突破传统的档案、整理、被动服务的工作思路，积极主动地研究和开发档案资源，对高校档案进行深加工，为促进高校教学、科研、管理等各项工作协调发展进言献策，提高高校档案的社会服务性水平。因此，高校档案部门必须加强档案的编研工作，采取有效措施，促进高校档案编研工作顺利进行。
一、高校档案编研的基本现状
从高校总体情况看，各高校档案编研工作的水平参差不齐，编研成果还不能完全满足高校教学科研发展的需要，不能满足党政管理决策参考的需要，集中表现在以下方面:
1.档案编研机构不健全，职能不明确，编研工作难以顺利开展
根据原国家教委6号令第三条规定:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。各高等学校必须把档案工作纳人学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”但由于传统观念的影响，不少学校认为档案管理就是把处理完的文件装订整齐放在铁柜内不要丢失就行了，并未重视档案机构的完善和人员配备。有些规模较大的高校只设有档案室，配备2-3名工作人员。在这种情况下档案工作人员只能忙于档案的收集整理和日常借阅，根本无暇顾及档案编研;有些高校成立了档案馆，但除少数馆设立了编研部(科)外，大多数档案馆内部的职能机构设置采用按档案类别划分的形式，每个部(科)工作的主要职能与上述档案室近似。由于没有明确的编研机构和编研人员，编研工作的随意性很大，编研工作也无法正常有序地开展。
2.档案编研的组织性、计划性不强，编研成果缺乏针对性、实用性
由于受人员编制等诸多因素的影响，不少档案馆的工作重心侧重在档案的收集、保管和利用上，作为档案管理过程重要一环的档案编研工作往往未被纳入工作计划和规划，有时为迎接检查或升级达标就临时组织部分人员搞突击。而档案编研实质上是一个科学的、复杂的智力活动过程，它有着较强的理论性和实践性，仓促上阵的编研人员重负之下无暇钻研档案编研理论，也无暇进行需求调查，工作不能有的放矢。这样编研出来的成果大多是一些原始材料的简单汇总，信息含量低，针对性、实用性不强，利用率不高，即使印发到一些职能部门也被束之高阁，从而给档案工作带来负面的影响。
3.档案编研起点低，编研成果难上水平
档案不仅要“编”，而且要“研”，编和研是既独立又联系的辩证统一体。“研”有调研和研究两层含义，它是编研的基础和前提，并贯穿于编研的全过程，能使编研进一步深化;而编又是研的目的和结果，不能只编不研，或只研不编，只有二者有机结合、同步发展，才能创造出高质量的编研成果。目前，有不少高校的编研工作还处于初级阶段，只编不研或编多研少的现象较为突出，虽然编研的种类不少、数量较多，但在质量上缺乏一定的深度，学术性不强，大多局限在一次文献、二次文献的编研，不次文献的编研寥寥无几，与高校其他学科的水平和成果相比，存在明显差距。
4.档案编研囿于思维定势，缺乏工作预见性、前瞻性
高校的档案馆藏反映了学校成长和发展的每一点足迹，其丰富的信息资源为当今高校教学、科研、管理提供决策、参考作用的价值不可低估。但档案工作人员传统的“坐等上门”、不与外界广泛联系沟通的现状仍然存在，用户与档案工作人员之间只有“你来”，没有“我往”，极具价值的档案资源“养在深闺无人晓”。因此，必须加强档案工作的预见性、前瞻性，这是高等教育改革与发展对档案管理提出的新要求。档案工作人员只有深人到职能部门去调查了解他们究竟“需要什么”，编研才能出“精品”、受欢迎。
二、高校档案编研的基本理念
上述种种现象表明，目前高校档案的编研工作并没有引起高校管理部门和档案馆的高度重视。为此，很有必要对高校档案编研的基本理念进行研究分析。
笔者认为，高校档案编研工作的最终目标是，应用档案业务知识，对收集整理的档案资料进行科学编研，使之成为更加系统、完善、精炼、有用的档案资料，为利用者提供方便，为高校管理机构提供决策依据。这表明，它是一项具有创造性，预见性、前瞻性的业务活动。因此，高校档案编研的基本理念就必须以市场需求为导向，以社会效益为中心，以高校可持续发展为服务宗旨，深人研究高校管理部门及院系和社会各界对档案的要求，高校管理部门、各院系、档案馆等部门都要高度重视档案编研工作，档案馆职员要从针对性、实用性、科学性这些角度来开展高校档案编研工作。比如，目前有些高校有关科研方面的档案，只是停留在历年资料的简单汇集上，对这方面资料的分析还是个空白。再如，有些高校在学生招生人数方面、高校的教学设备方面、高校师资方面等等，也只是进行一些简单的数据，至于这些方面的比例关系并没有进行认真的编研，等等。类似这些问题的分析、研究工作目前在许多高校还是个空白。从2002年我省开展的本科教学评估中，评估专家在许多高校都发现了许多类似于上述的问题。这就不能不引起我们的注意和足够的重视。所有上述问题、笔者认为，关键是没有树立正确的档案编研的基本理念，档案管理仍然停留在传统意义的简单和整理这个层面上。因此，一方面必须从思想上给予足够的重视，明确当前高校档案编研的重要性和必要性，树立正确的档案编研的基本理念。另一方面必须加强高校档案从业人员的业务素质的培训，以提高档案编研的水平。三、加强高校档案编研工作的主要对策
高校档案编研工作若要全面开展起来，产生社会效益，就要调动全校各院、系的积极性，把院系的兼职档案员与专职人员组成一支编研队伍，报课题、立项目，与学校的教学、科研、管理紧密地结合起来，使之成为一项具有创造性，、预见性和前瞻性的系统工程。为此档案从业人员必须掌握和深人领会档案编研的基本思想，全面应用管理学、统计学、信息科学、网络、教育学等学科的综合知识，围绕针对性、实用性和科学性，开发和利用档案信息资源。
1.强化档案编研思想
传统高校档案管理思想已经不适应当代高校发展的要求，不利于高校适应社会主义市场经济建设，也不利于促进高校档案研究工作的开展。档案编研的理论研究是没有止境的，但是，如果没有档案编研的开创性研究，档案编研工作只能停留在口头上。思想是行动的指南，只要从思想上强化档案编研，才能加强档案的编研工作，开创高校档案编研的新局面。高校档案馆馆长尤其要率先强化档案编研工作思想，才能组织力量，开展档案的.编研工作。档案编研工作是一项专业性胜极强的活动，学校在安排档案馆馆长人选上一定要选专业对口的人才，这样，才有利于组成一支专兼结合的编研队伍，深人开展编研工作。
2.专职档案员要主动与各部门接触，了解各部门对档案的需求
当前，大多数高校档案工作思路是兼职档案员每个学期期末把本部门相关档案材料移交给档案馆，然后专职档案员再进行一些整理和。笔者认为，这种工作思路不适应现代高校发展要求，档案馆的职能和作用没有得到充分发挥，而且，档案编研是以市场需求为导向，档案编研成果要具有针对性、实用性和科学性，才能满足高校和社会的需求。因此，专职档案员必须加强与校各部门的联系，加强交流，了解他们对档案资料的实际要求，做到有的放矢。
3.专职档案员要主动与档案查阅人进行交谈
这是获得档案市场需求和社会需求第一手资料的重要途径。因为，档案查阅人是档案需求市场的主体，通过与他们亲切交谈，可以更加深人了解高校和社会各界对档案需求情况，从而有助于明确档案编研的方向，使档案编研成果更加具有实用性，其利用率必然会得到提高，档案工作的作用将更加充分地得到发挥。
4.加强与其他高校专职档案员的交流
高校的发展虽然各具特色，但是，在档案工作方面，存在着较大的相似性，各高校专职档案员相互交流有助于彼此共同进步。交流的形式可以是多方面的，如参加会议、书信往来、电子邮件，电话交谈，等等。这既可以促进彼此的友谊，又可以促进彼此的业务水平的提高。
5.专职档案员要加强学习，提高自身素质，深入研究、开发对学校、对社会、经济、科技发展有价值的专题档案
在这项工作中，专职档案员要具有奉献精神，责任心要强，工作热情要高，钻研劲头要足，要充分发挥自已各方面的潜能，认真对待。
6.要经常召开研讨会，商讨档案编研工作，主动将工作思路向主管档案工作的校领导汇报
一方面档案编研工作要有正确的方针指导，有校领导的支持和理解。另一方面要发挥档案编研成果在校各类决策当中的指导作用，为学校的发展发挥更大的作用。
7.加强档案网络化建设
档案网络化是档案工作现代化管理发展的必然趋势，是档案编研的主要手段，也是档案编研成果传播的重要渠道。档案部门应从人才、设备两方面加强档案网络化建设。但是，网络安全以及档案的法律效力问题，是高校档案网络化建设面临的最棘手的问题，在现实工作中必须引起注意，并应采取措施加以解决。
8.加强高校档案评估和年检工作，以评促建，以检促改
高校档案评估与年检对档案工作的纵深发展起着促进作用，是高校档案工作不断完善和发展的重要途径，要发挥“以评促建，以检促改”的良好效果。当前，在评估与年检工作中，应本着实用、科学、系统、多样化的原则，按照准、快、全、稳的要求，客观地评估和检查高校档案编研资料，以促进高校档案编研工作顺利发展。
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