文档电子化在高校教育培训中的作用的论文

时间:2019-06-14 教育学 我要投稿

  论文关键词:教育培训 电子文档 公文 档案 电子化

  论文摘 要:高校继续教育培训工作的快速发展,使得各类公文、档案数量激增。且由于教育培训的特殊性质,需要很频繁快速地调用各类文档,这增加了管理的难度。而引入电子文档有效地解决了这一问题。由于种种原因,电子文档在高校并没有统一规范。随着信息技术、网络技术的深入发展和教育培训工作的需求,相信必然会一步步实现完全的电子化、信息化。

  近年来,高校继续教育培训进入了一个快速发展期,随着其规模的不断扩大,在其内部产生了大量的公文和档案。由于教育培训领域自身所独有的特点,使得管理者对公文、档案的存取、调用要求更高。如何高效地处理这些公文以及有效、及时地使用这些档案,是目前高校教育培训工作中面临的一个重要问题。由此,文档的电子化成为迫切的需要。而随着信息技术、网络技术的发展,电子文档以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统文件无法比拟的优势。在电子文档大量产生的同时,如何保障电子文档的有效利用,已经成为人们所关注的重要问题。

  一、概念及特性

  文档,即公文和档案,公文是档案的前身,档案是公文的终结。电子文档即电子公文和电子档案,电子公文是由办公自动化系统生成,电子公文流转结束后就进入了归档环节,形成电子档案。电子文档就是单位在日常运作中创建、流转和最终生成的能为计算机识别和处理,并可在网络上传递的代码序列,包括文字、图表和图像等电子化文件。电子文档存储密度高、容量大、体积小,通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅、调用,管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介,对设备依存度较高,而且易于修改、复制、传播。

  二、教育培训文档电子化的意义

  (一)高校教育培训公文电子化的意义

  高校教育培训的公文包括请示、资产请示、收文、报文、大型活动审批、合同审批及管理、信息审核及发布、通知、各类函件等,要求时效性强,需要准确、快速地完成。如果使用传统的手工方式完成,则费时费力,且易出差错。依靠网络信息技术对文档进行高效有序的电子化处理,通过电子公文传输、交换、共享,加快了公文流转速度,提高了办公效率和资源利用率,实现了跨平台的数据信息交换和信息共享,使各个层面的工作有机地联系起来。

  1.办公效率大幅提高

  电子公文与纸质公文的种类、要素、工作流程、归档等基本相同。高校教育培训工作的日常内部公文处理流程包括拟稿、审稿、定稿、签发、分发、催办、归档等,上级来文则有收文、登记、传阅、催办、督办、归档等,原来依靠传统的流转程序时,就拟稿、审稿、定稿程序就会反复几次修改,若是碰到领导出差的情况,只能等到领导出差回来才能签批,出差几天等几天,再呈报到下一位领导时,可能又因为别的原因而延误了批阅。这些严重地影响了公文流转的进程和速度,制约了教育培训工作的开展。而电子公文相比纸质公文来说方便、快捷、智能,依靠计算机强大的信息处理能力以及网络,不受时间和地点的限制,只要有互联网,随时随地就可签批。即使领导在大洋彼岸出差,也可以使用互联网络及时登录办公自动化系统签批公文。而且办公自动化系统具备了提醒和催办功能,从而极大地提高了办公效率。

  2.加快了文件传递的速度和提高了安全性

  传统的公文流转方式在向上报文或向下级部门发送纸质公文时,中间要经过很多人工操作环节,才能到达相关部门。因受时间、空间限制,阻碍了公文信息的效用。而且靠人工在传递过程中,遗失的情况时有发生。而电子公文通过办公自动化平台,利用计算机网络技术功能,无论是在制发上传文件还是向下级发布信息,都会在短时间内以点带面的形式发布信息,减少了中间环节,大大缩短了公文流转的时间,及时地传递了信息,其时效性能高的优势是纸质公文不可比拟的。而且杜绝了文件在传递过程中丢失的情况,大大提高了文件传递的安全性和时效性。

  3.响应低碳、环保、节约的号召

  采用无纸化办公的方式进行电子公文的流转,除了让大家“省力”,极大提高工作效率之外,还大大减少了纸张的使用。除此之外,还大大减少其他如印刷、笔墨等办公费用。这无疑是对倡导低碳环保生活的响应,为建设环保型、节约型社会贡献了一份力量。

  (二)高校教育培训档案电子化的意义

  1.提高档案管理工作的质量和水平

  传统型档案以手工管理为主,这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异。而电子公文转化为电子档案后,其管理虽然也依靠人的作用,但这种管理是以计算机为工具,按档案管理规范的要求进行编制开发的专用数据库,任何人进行操作和管理,其差异都很小,从而提高了档案管理工作的质量和水平。

  2.文件信息得到充分交流与共享

  多年来,高校档案一直采用柜架式保存和目录式管理,不仅占用了大量库房空间,而且查阅、利用非常不便。其管理、查询与利用需要在库房中进行,无法做到信息共享,更谈不上交流。这使得大量信息闲置于文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,而且原件容易损毁,还造成文件和信息查找困难。同时,由于传统意识的影响,国人对档案的重视程度不够,大部分人忽略了它的意义,而高校教育培训的档案管理有其独特的特点,即查询调用的需求非常频繁。档案电子化后,档案管理由案卷级可以深入到文件级甚至内容级,可以多用户共享档案信息,通过办公自动化平台,根据用户的不同职责设置不同的权限,分级共享信息。而且足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文,既方便又快捷,使信息得以充分交流和共享。

  3.便利的检索功能提高了档案文件的利用效率

  在查阅纸质公文时要根据时间和空间顺序在公文档案中进行查找,如果年代久远则十分麻烦和费力。而高校教育培训档案电子化后,通过计算机网络技术功能,键入相关内容的关键字、词或类目、时间、地域等进行模糊或精确检索,就可以在几分钟内搜索到相关档案信息,并且可以保证很高的查全率和查准率。

  三、存在的问题及当前应对方法

  电子文档的普及为我们的工作带来了极大的方便,为高校的持续发展做出了贡献,但是在应用中还存在诸多问题尚需解决。以清华大学继续教育学院为例,在向上级报文时,还是只能使用传统的`手工流转程序,整个高校在整体上并没有实行电子公文,也没有统一规范,二级院系只是各自为战,电子公文仅仅在院系内部使用,出了院系的文件流转还是只能依靠传统的纸质公文流转方式完成。在财务方面,报销凭证还是需要纸质文档且需领导签字才可生效完成报销,电子文档不具效力。另外,由于印章和签署是文件生效的主要标志,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。

  鉴于以上原因,文档实行“两套制”是有必要的,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。对于只能是纸质文件流转的工作,事后再利用扫描仪等设备转化为电子文件进行存储。这也是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。从历史和现实两个角度看,以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案,都会同时并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

  四、结语

  总之,文档电子化是信息时代的发展的必由之路,是高校教育培训发展的需要,是高校档案向信息化管理的必然趋势,也是提高高校管理水平和管理质量的重要手段。它革命性地改变了延续几千年的传统公文传递方式,其应用亦必然会越来越深入和普及,必能大力促进高校教育培训工作信息化的快速发展。而其完全电子化不可能一步到位,在工作中要力求分步实施,突出重点,讲求实效,持续发展和实现。

  参考文献

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